Für Arbeitgeber:innen: Tipps zum Jahresende 2024

Einige Maßnahmen könnten vor Ablauf des Kalenderjahres noch überlegt werden.

Traditionell stellen Arbeitgebende zum Jahresende einige Überlegungen an, um insbesondere aus lohnsteuerlicher Sicht ihren Arbeitnehmer:innen noch Gutes zu tun. Hier wollen wir schwerpunktmäßig drei Themen genauer behandeln:

• Mitarbeiterprämie 2024 (vormals Teuerungsprämie) – voraussichtlich letztmalig für 2024 möglich
• Zuwendungen zur Beseitigung von Katastrophenschäden - aus gegebenem Anlass
• Meldung von Homeofficetagen samt Auszahlung einer HO-Pauschale (ab 2025: Telearbeitspauschale)

Im Anschluss folgt eine stichwortartige Aufzählung weiterer denkmöglicher Maßnahmen, die mit Lohnsteuervorteilen verbunden sind. In vielen Fällen geht damit auch eine Befreiung von SV-Beiträgen und sonstigen Lohnnebenkosten einher, die teilweise (SV) oder zur Gänze (LNK) auch den Arbeitgebenden nutzt.

Die für die Kalenderjahre 2022 und 2023 bestandene Möglichkeit, Arbeitnehmer:innen Zulagen bzw. Bonuszahlungen bis zu EUR 3.000 (Teuerungsprämie) steuer- und beitragsfrei zukommen zu lassen, besteht vielfach (mit teilweise geänderten Rahmenbedingungen und voraussichtlich letztmalig) auch für das Kalenderjahr 2024. Dieser Maximalbetrag gilt dabei in gleicher Weise auch für geringfügig Beschäftigte und Teilzeitkräfte. Auch ohne „Teuerung“ im Titel muss es sich um eine zusätzliche Leistung „aufgrund der Teuerung“  handeln; und sie muss (als wichtigste Änderung zu 2022 und 2023) in vollem Umfang aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift erfolgen. Ohne kollektivvertragliche „Erwähnung“ ist die Prämie nur dort möglich, wo es mangels kollektivvertragsfähiger Arbeitgebervertretung (genauer siehe unten) gar keinen Kollektivvertrag geben kann!

Falls das Dienstverhältnis normativ einem Kollektivvertrag unterliegt, muss darin die Zahlung entweder direkt oder indirekt durch eine Betriebsvereinbarung, die auf Basis der im Kollektivvertrag erteilten Ermächtigung abgeschlossen wurde, vorgesehen sein. Wenn im letzteren Fall mangels Vorliegens eines Betriebsrats keine Betriebsvereinbarung möglich ist, kann die Zahlung aufgrund einer vertraglichen Vereinbarung für alle Arbeitnehmer:innen vorgenommen werden, wobei dann die Prämie grundsätzlich für alle gleich sein muss und nur sachlich gerechtfertigte Differenzierungen gestattet sind. Diesbezüglich geben viele Kollektivverträge auch genaue Vorgaben, was als gerechtfertigt angesehen wird. Da nur ein Teil der in Österreich geltenden Kollektivverträge überhaupt von der Möglichkeit Gebrauch gemacht hat, eine MA-Prämie 2024 vorzusehen, kann in diversen Branchen auch bei Bereitschaft der Arbeitgebenden zur Auszahlung einer derartigen Prämie die Steuer- und Beitragsfreiheit mangels kollektivvertraglicher Ermöglichung nicht erzielt werden. Nur in den seltenen Fällen, wo wegen Fehlens einer kollektivvertragsfähigen Arbeitgeber:innenvertretung gar kein Kollektivvertrag abgeschlossen werden kann, genügt eine Betriebsvereinbarung mit Gegenzeichnung der zuständigen Fachgewerkschaft bzw. mangels Betriebsrat, eine für alle Arbeitnehmer:innen geltende innerbetriebliche Vereinbarung.

In den Kalenderjahren 2022 und 2023 gewährte Teuerungsprämien stellen keine Zahlung dar, welche bisher üblicherweise gewährt wurde. Beispielsweise wären aber Zahlungen unter dem Titel „Mitarbeiterprämie“ anstelle von Boni aufgrund von bisherigen Leistungsvereinbarungen nicht steuer- und beitragsfrei möglich. Als „zusätzliche“ Zahlung, die üblicherweise bisher nicht gewährt wurde, gilt übrigens nach einer zuletzt erfolgten Klarstellung des Gesetzgebers auch eine befristete Mitarbeiterprämie, die im Vorfeld einer Lohnerhöhung aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gemäß § 68 Abs. 5 Z 5 oder 6 EStG 1988 gewährt wird. Werden im Kalenderjahr 2024 sowohl eine Gewinnbeteiligung gemäß § 3 Abs. 1 Z 35 EStG als auch eine Mitarbeiterprämie ausbezahlt, darf der in Summe EUR 3.000 übersteigende Teil der Gewinnbeteiligung nicht mehr steuerfrei bleiben.

Freiwillige Zuwendungen zur Beseitigung von Katastrophenschäden, insbesondere von Hochwasser-, Erdrutsch-, Vermurungs- und Lawinenschäden, können steuer-, beitrags- und lohnnebenkostenfrei ausbezahlt werden, sind allerdings im Lohnzettel L16 gesondert auszuweisen. Grundsätzlich unlimitiert geht es dabei um Zuwendungen, die darauf gerichtet sind, unmittelbare Katastrophenschäden (Sachschäden, Kosten für Aufräumarbeiten usw.) zu beseitigen. Unter die Befreiungsbestimmung fallen sowohl Geldzuwendungen als auch Zuwendungen geldwerter Vorteile, sodass auch Sachbezüge ohne betragliche Begrenzung steuer- und abgabenfrei bleiben können (z. B. Arbeitgebende gewähren ein zinsenloses oder zinsverbilligtes Darlehen, das die Sachbezugswertgrenze von EUR 7.300 übersteigt).

Seit 2021 besteht eine Meldepflicht der Arbeitgebenden betreffend Homeofficetage, die einerseits Grundlage für die Steuerfreiheit eines arbeitgeber:innenseitig gezahlten Homeofficepauschale und damit im Zusammenhang stehender Differenz-Werbungskosten (bei Nicht- oder nicht voller Nutzung des Betrages i. H. v. EUR 3 pro Homeofficetag) und andererseits der arbeitnehmer:innenseitigen Anschaffung von ergonomischem Mobiliar für das Homeoffice steht. Als Homeofficetage gelten dabei (nur) jene Tage, an denen die gesamte berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. Ab 2025 (siehe dazu in den letzten KMU-News den Beitrag „Telearbeitsgesetz: Vom Homeoffice zur Telearbeit ab 1.1.2025”) werden als Telearbeitstage (nur) jene Tage gelten, an denen die gesamte berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung oder an einem vom Arbeitnehmer / von der Arbeitnehmerin selbst gewählten Ort ausgeübt wird. Grundsätzlich (arbeitsrechtlich) ist für die Tätigkeit im Homeoffice / am Telearbeitsplatz eine Homeoffice-/Telearbeitsvereinbarung erforderlich (§ 2h AVRAG); die Lohnsteuerrichtlinien werten aber auch eine Dienstanweisung seitens der Arbeitgebenden als „Vereinbarung“.

Der Aufwand für die digitalen Arbeitsmittel im Homeoffice / am Telearbeitsplatz können Arbeitgebende auch pauschal abgelten, wofür gem. § 26 Z 9 EStG maximal EUR 3 pro Tag für maximal 100 Arbeitstage im Jahr steuer- und in der Folge auch beitragsfrei ausbezahlt werden dürfen. Wird der steuerfrei maximal mögliche Betrag unterschritten, werden im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung/Einkommensteuererklärung sogenannte Differenzwerbungskosten (§ 16 Abs. 1 Z 7a lit. b EStG) gutgeschrieben. Auch dafür ist aber die Anzahl der im Wege des Lohnzettels L16 an die Finanz gemeldeten Homeoffice-/Telearbeitstage entscheidend – ab 2025 sogar ohne irgendeine andere Möglichkeit des alternativen Nachweises.

Von diesen maximalen EUR 300, die in Form eines Homeoffice-/Telearbeitspauschales und allenfalls ergänzend Differenzwerbungskosten steuerfrei bleiben können, ist ein weiterer Betrag von fixen EUR 300 pro Kalenderjahr zu unterscheiden: Andere bis zu EUR 300 pro Kalenderjahr kann ein:e Arbeitnehmer:in für selbst getätigte Anschaffungen für das Homeoffice (ergonomisches Mobiliar wie insbesondere Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung, Fußstütze, Vorlagehalterung) über Kennzahl 158 der Arbeitnehmerveranlagung/ Einkommensteuererklärung nutzen. Voraussetzung dafür ist, dass mit dem L16 im Kalenderjahr zumindest 26 Homeoffice-/Telearbeitstage gemeldet worden sind, damit die Möglichkeit zur Geltendmachung dieser besonderen Form von Werbungskosten überhaupt erst entsteht. Ausnahmsweise können hier sogar „Investitionen“ aus einem Anschaffungsjahr auf spätere Kalenderjahre vorgetragen werden, wenn von Arbeitnehmer:innen für ergonomisches Mobiliar mehr als EUR 300 ausgegeben wurden. Aus Sicht des nahenden Jahresendes könnten Arbeitgebende jene Arbeitnehmer:innen, die die „magische Zahl 26“ an Homeofficetagen erreichen, auch extra darauf hinweisen, um etwaige Anschaffungen noch rechtzeitig vorzunehmen.

Im Lohnkonto und am Lohnzettel (L16) ist die Anzahl der Homeoffice-/Telearbeitstage pro Kalenderjahr sowohl im Sinne des § 16 Abs. 1 Z 7a lit. a als auch des § 26 Z 9 lit. a EStG auszuweisen und auch die Summe des nicht steuerbar ausgezahlten Homeoffice-/Telearbeitspauschales ist im Lohnkonto und am Lohnzettel zu erfassen.

Die folgende Liste folgt der Reihenfolge, in der die genannten Themen im EStG (insb. § 3, in einem ausgewählten Fall auch § 26) zu finden sind, und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Eine aktuelle Aufbereitung der lohnabgabenrechtlichen Befreiungen und Begünstigungen finden Sie in Daxkobler / Rieser-Fruhmann / Schuster (Hrsg.), SWK-Spezial, Mitarbeiterbegünstigungen, Linde Verlag (2023).

• Kostenlose oder verbilligte Benützung von Einrichtungen und Anlagen, die Arbeitgebende allen oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmenden zur Verfügung stellen (z. B. Kindergärten, Sportanlagen oder Betriebsbibliotheken, nicht aber ein vergünstigtes Fitnesscenter oder Garagenabstellplätze) – im Detail siehe § 3 Abs. 1 Z 13 lit. a EStG;
• Zuschuss für Kinderbetreuungskosten bis zu EUR 2.000 (pro Kind) an alle oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmenden, auch in Form von Gutscheinen möglich (§ 3 Abs 1 Z 13 lit b EStG);
• Betriebsveranstaltungen (z. B. Weihnachtsfeier) EUR 365 im Kalenderjahr (§ 3 Abs. 1 Z 14 EStG 1. Fallgruppe – leider weiterhin nicht i. S. d. „kalten Progression“ erhöht);
• Sachzuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen (z. B. Weihnachtsgeschenk) EUR 186 (§ 3 Abs. 1 Z 14 EStG 2. Fallgruppe – leider weiterhin nicht i. S. d. „kalten Progression“ erhöht);
• Zukunftssicherung (z. B. Er- und Ablebensversicherungen, Krankenversicherungen, Anteile an Pensionsinvestmentfonds oder Pensionskassenbeiträgen) bis EUR 300 für alle oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmenden (§ 3 Abs. 1 Z 15 lit. a EStG – leider weiterhin nicht i. S. d. „kalten Progression“ erhöht);
• Mitarbeiter:innenbeteiligung: Für den Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Abgabe von Unternehmensanteilen an alle oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmenden besteht ein jährlicher Freibetrag pro Mitarbeiter:in i. H. v. EUR 3.000 (§ 3 Abs. 1 Z 15 lit. b EStG). Seit dem 1.1.2018 können hier sogar EUR 4.500 pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, wenn eine Mitarbeiter:innenbeteiligungsstiftung die Aktien bis zum Ende des Dienstverhältnisses treuhändig verwaltet (§ 3 Abs. 1 Z 15 lit. c EStG);
• Freiwillige soziale Zuwendungen an den Betriebsratsfonds (§ 3 Abs. 1 Z 16 EStG 1. Fallgruppe);
• Freie oder verbilligte Mahlzeiten und Getränke am Arbeitsplatz (§ 3 Abs. 1 Z 17 lit. a und Z 18 EStG), auch in Form von Gutscheinen i. H. v. von bis zu EUR 8 pro tatsächlichem Arbeitstag bzw. vereinfacht i. H. v. EUR 2 pro tatsächlichem Arbeitstag, wenn die Gutscheine auch in Lebensmittelgeschäften eingelöst werden können (§ 3 Abs. 1 Z 17 lit. b EStG 1. und 2. Fallgruppe);
• Gehaltsvorschüsse/Arbeitgeberdarlehen können unverzinst bzw. zinsverbilligt bis zu einer Sachbezugswertgrenze i. H. v. EUR 7.300 eingeräumt werden (§ 3 Abs. 1 Z 20 EStG – leider weiterhin nicht i. S. d. „kalten Progression“ erhöht);
• Mitarbeiter:innenrabatte an alle oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmenden auf Produkte des Unternehmens, die nicht höher als 20 % sind, führen zu keinem Sachbezug (Freigrenze). Wird ein höherer Rabatt gewährt, liegt prinzipiell ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor, der auch im Lohnkonto zu erfassen ist, von dem allerdings die ersten EUR 1.000 im Kalenderjahr (Freibetrag) steuer- und abgabenfrei sind (§ 3 Abs. 1 Z 21 EStG);
• Mitarbeiter:innengewinnbeteiligung: Eine Gewinnbeteiligung von bis zu EUR 3.000 im Kalenderjahr kann steuerfrei (nicht aber sozialversicherungsfrei) ausbezahlt werden (§ 3 Abs. 1 Z 35 EStG);
• Förderung eines Öffi-Tickets: Seit 1.7.2022 flexibler als das vormalige „Job-Ticket“ ist die gänzliche oder teilweise Kostenübernahme von Wochen-, Monats- oder Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel steuer- und abgabenfrei möglich; dazu zählt auch das Klimaticket. Im Detail siehe § 26 Z 5 lit. b EStG.