Erhöhung der Steuerfreibeträge für Reisekosten ab 1.1.2025

Bereits in den KMU-News August 2024 haben wir über Maßnahmen zur Abgeltung der „kalten Progression“ informiert, die ab 1. Jänner 2025 auch einige Änderungen bei den Reisekosten vorsehen. Dabei sind nicht nur neue steuerliche Maximalbeträge (siehe dazu auch schon KMU-News Dezember 2024) zu beachten, sondern gibt es auch das neue Element „Beförderungszuschuss“ bei Nutzung eines ohnedies vorliegenden privaten Öffi-Tickets. Weiters muss zwischen Maximalbeträgen für die steuerfreie Abrechnung und den arbeitsrechtlich jeweils gebotenen Sätzen unterschieden werden.

Ab 1. Jänner 2025 werden die schon seit langem nicht angepassten steuerfreien Maximalbeträge für Reisekosten angehoben sowie teilweise erweitert:

• Inlandstaggeld: Anhebung auf EUR 30 (statt bislang EUR 26,40) bei mehr als elfstündiger Reisedauer, somit pro Stunde EUR 2,50 (statt bisher EUR 2,20) bei mehr als dreistündiger Dauer
• Nächtigungsgeld: EUR 17 (statt EUR 15)
• km-Geld: 50 Cent/km für PKW, Mofa/Motorrad (bis zu 30.000 km pro Jahr) und Fahrrad (bis zu 3.000 km pro Jahr)
• km-Geld für allfällige Mitfahrer:innen je 15 Cent/km

Wird nachweislich ein öffentliches Verkehrsmittel genutzt, fallen dabei aber für den:die Arbeitgeber:in keine zusätzlichen Kosten an, weil ein „privates“ Öffi-Dauerticket (z. B. Klimaticket) genutzt wird, kann der Arbeitgeber entweder einen Kostenersatz bis zum (fiktiven) Preis für das günstigste Massenbeförderungs¬mittel oder einen sog. Beförderungszuschuss steuerfrei auszahlen. Letzterer stammt aus dem öffentlichen Dienst und kann nach der neuen Fahrtkostenersatz-VO ab 1. Jänner 2025 pro Wegstrecke für die ersten 50 km 50 Cent pro Kilometer, für die weiteren 250 km 20 Cent und 10 Cent darüber hinaus betragen – gedeckelt mit EUR 109 pro Wegstrecke.

Derartig „pauschal“ abgegoltene Fahrtkosten sind dabei im Kalenderjahr insgesamt mit EUR 2.450 gedeckelt.

In vielen Kollektivverträgen besteht aktuell Handlungsbedarf, ob die neuen steuerfreien Sätze auch in kollektivvertragliche Reisekostenregelungen übernommen werden.

Solange dies nicht der Fall ist, besteht zum einen kein arbeitsrechtlicher Anspruch der Mitarbeiter:innen auf Gewährung der erhöhten Reisekostenersätze.

Zum anderen ist zu beachten, dass es bei „freiwilliger“ Erhöhung seitens des Arbeitgebers in Fällen des § 3 Abs. 1 Z 16 EStG (begünstigte Steuerfreiheit für Taggelder über die 5-/15-Tage-„Anfangsphase“ hinaus, z. B. bei Außendienstmitarbeiter:innen) zu einer Steuerpflicht im Hinblick auf den Differenzbetrag zwischen den bisherigen niedrigeren und neuen Sätzen kommt. Für die hundertprozentige Anwendung der Befreiung fehlt (noch) das notwendige Tatbestandselement der Verankerung des arbeitsrechtlichen Anspruchs in einer „lohngestaltenden Vorschrift“.

Im KV Handelsangestellte wurde ab 1. Jänner 2025 bereits auf die neuen steuerlichen Reisekostenersätze umgestellt.