Realtime boekhouden: de sleutel tot meer efficiëntie en betere strategische beslissingen

Hoe sneller bedrijven reageren op markttrends en veranderende verwachtingen van consumenten, investeerders en overheden, hoe meer voordeel ze kunnen behalen. Om die voorsprong te realiseren zijn er nauwkeurige gegevens nodig. Toch nemen veel bedrijven vandaag de dag nog steeds genoegen met de klassieke boekhoudcyclus.

Het antwoord op deze uitdaging? Realtime boekhouden of realtime accounting. Zo beschikt u op elk moment over bijgewerkte gegevens en krijgt u als ondernemer de inzichten die nodig zijn om snel de juiste beslissingen te kunnen maken.

"Traditionele boekhouding stelt ondernemers voor twee grote uitdagingen", zegt Bea Binst, director bij KPMG Tax, Legal & Accountancy. "De eerste is te weinig automatisering: handmatige handelingen blijven het proces domineren. De tweede uitdaging heeft te maken met de relevantie van gegevens: als de boekhouding alleen historische gegevens bevat, hoe gebruikt u die gegevens dan voor strategische beslissingen over de toekomst?"

"Deze uitdagingen manifesteren zich vaak op cruciale momenten," voegt Stefanie Worm, manager bij KPMG Tax, Legal & Accountancy toe. "Veronderstel dat u grote investeringen wilt doen omdat er zich een opportuniteit aandient in de markt. Waarop baseert u uw beslissing om te bepalen of de investering haalbaar is? De bijgewerkte boekhouding van het vorige kwartaal is eerder een zwakke voorspeller van de huidige situatie."

"Ook wanneer u extra financiering aanvraagt bij een bank zal zo'n terugblik niet volstaan om de bank te overtuigen om u een financiering toe te kennen," vervolgt Stefanie. "Hoe recenter en accurater het financiële plaatje van uw bedrijf, hoe gunstiger uw relatie met financiële partners.”

Voor die tactische en strategische uitdagingen is een realtime boekhouding essentieel.

Realtime boekhouden: zet inzichten om in opportuniteiten 

Een realtime boekhouding biedt op elk moment bijgewerkte gegevens en geeft ondernemers de inzichten die nodig zijn om snel de juiste beslissingen te kunnen nemen.

Realtime boekhouden: van verkoop en logistiek tot boekhouding

Wat is realtime boekhouden? "Bij realtime boekhouden worden boekhoudgegevens verwerkt via vooraf gedefinieerde procedures met behulp van geavanceerde boekhoudsoftware, zoals artificiële intelligentie (AI)," zegt Bea.

"Een voorbeeld: u ontvangt een factuur van een leverancier. Het boekhoudteam verwerkt die factuur vervolgens waarbij de relevante informatie, zoals de datum, het type dienst en de leverancier, automatisch wordt geëxtraheerd met behulp van optische tekenherkenning (OCR). AI zorgt op haar beurt voor de grootboekrekening en de bijbehorende btw-behandeling. Uw boekhouding wordt altijd onmiddellijk bijgewerkt en dus niet alleen aan het einde van de maand."

"Elke elektronische betaling wordt vier keer per dag ingelezen in het boekhoudsysteem," vervolgt Bea. "Zo weet u ook meteen welke betalingen nog ontbreken. In de huidige economische context is dat geen overbodige luxe. Ondernemers hebben namelijk op elk moment van de dag inzicht nodig in hun prestaties. Alleen zo kunnen ze wendbaar inspelen op constante veranderingen."

Volgens Stefanie is realtime accounting een enigszins verwarrende term: " De term omvat namelijk alle disciplines en processen in een organisatie. Het gaat over alle handelingen en transacties in en met de organisatie. Van inkoop tot verkoop, van projecten tot tijdregistratie, van boekhoudsystemen tot de website: alle werkprocessen binnen een organisatie zijn betrokken. Daarom is een multidisciplinaire aanpak van essentieel belang."

"Dat betekent natuurlijk dat al die disciplines met elkaar moeten communiceren," voegt Bea toe. "Dat geldt voor de mensen van de verschillende afdelingen, maar ook voor de systemen waarmee ze werken. Alleen zo kan een nieuwe klant of een nieuwe verkoop, meteen worden meegenomen en cruciale inzichten opleveren voor de ondernemer."

Problemen oplossen voordat ze zich voordoen

"Realtime boekhouden valt of staat met de juiste technologische integratie en software", zegt Bea. "Pas als alle systemen naadloos samen werken - van CRM en voorraadbeheer tot facturatie en boekhouding - heeft het bedrijf een solide basis om op elk moment te plannen en strategieën uit te stippelen. Het helpt ook om te anticiperen op potentiële problemen, zoals een uitgeputte voorraad die kan leiden tot leveringsproblemen en een verminderde klanttevredenheid."

"Met nauwkeurig bijgewerkte gegevens houdt u als ondernemer de vinger aan de pols. En omdat bijna het hele proces geautomatiseerd is, is de foutmarge een stuk lager. Bijkomend voordeel: de medewerkers die nu handmatige boekingen uitvoeren, kunnen zich nu bezighouden met meer strategische taken, zoals efficiëntieanalyses en advies."

Investeren in zowel efficiëntie als reputatie

"Een investering in realtime accounting is een investering die de hele bedrijfsadministratie beïnvloedt", legt Stefanie uit. "De terugverdientijd is bijzonder kort omdat bedrijven niet alleen tijd besparen, maar ook over meer kwalitatieve informatie beschikken die als basis kan dienen voor strategische beslissingen en efficiëntiewinsten. Ook de reputatie van het bedrijf bij klanten, investeerders en de overheid is hierbij gebaat."

Het resultaat? Een besluitvormingsproces van een hoger niveau

"De overstap van traditionele boekhouding naar realtime boekhouding is een kwestie van verschillende punten met elkaar verbinden", zegt Bea. " Daarbij gaat het niet alleen om technologieën en systemen, maar ook om teams en mensen."

"Bij KPMG geloven we dat ondernemers recht hebben op betrouwbare informatie", besluit Stefanie. "De overstap naar realtime accounting is daarbij een belangrijke stap in de goede richting. Organisaties zien eerst hoeveel efficiënter hun boekhouding is. Daarna kunnen ze aan de slag met de nieuwe schat aan informatie om hun besluitvormingsproces naar een hoger niveau te tillen.”

Neem gerust contact op om te ontdekken hoe u inzichten kan omzetten in opportuniteiten met realtime accounting.