7 tipů, jak si ulehčit proces konsolidace

Po oslavách nového roku se řada finančních expertů budí do kocoviny spojené s přípravou konsolidované účetní závěrky, která je zejména u větších skupin velmi komplexní a náročnou záležitostí. Tento proces se před zdárným koncem obvykle několikrát zadrhne, nervozita stoupá, kovenanty a bonusy jsou ohroženy.

Účastníci ankety, kterou jsem zadala na LinkedIn, vidí nejčastější problémy ve sběru dat a podkladů. Řada čtenářů by intuitivně očekávala, že nejčastějším problémem bude nedostatek lidských zdrojů nebo složité požadavky IFRS standardů, ale přesto těžiště problémů paradoxně tkví v tom, že konsolidace nemůže vůbec začít. Za největší problém to ze své praxe považuji i já sama. Co s tím? Musíte vysvětlovat. Mnozí spolupracovníci, kteří do konsolidace nepřímo přispívají, si neuvědomují, že jejich vstup je cihlou, bez níž konsolidaci nedáte dohromady a při jejíž změně vás čeká náročná přestavba. Týká se to například vstupů technických pracovníků, právníků, pracovníků controllingu, daňových specialistů a dalších. Většina z nich je zatížena dalšími úkoly, takže pokud nevnímají prioritu vašeho požadavku, může vám i zdánlivá banalita konsolidaci zdržet.

1. Zanalyzujte změny

Začněte zanalyzováním změn ve struktuře skupiny a legislativě upravující sestavování konsolidované účetní závěrky, drobnějších změn v individuálních výkazech, které se udály po uzavření konsolidace, a včas tyto změny zapracujte do reportingových balíčků. Pokud tento krok nestihnete, můžete se v průběhu konsolidace zdržet čekáním na posudek k nové akvizici nebo nový legislativní požadavek od několika desítek společností.

2. Sestavte harmonogram a komunikujte

Dohodněte se se všemi společnostmi vstupujícími do konsolidace na harmonogramu. Pokud historicky spolupráce nefungovala ideálně, projednejte možnosti, které vám pomohou splnit termíny, například posílení lidských zdrojů ve formě pomoci z centrálního konsolidačního týmu nebo vylepšení technických kapacit harmonizací s podpůrnými softwary mateřské společnosti. Jak už jsem psala výše, nezapomínejte také na komunikaci a zdůrazňujte, že získat podklady pro konsolidaci je v současné době priorita. 

3. Naplánujte lidské zdroje a pohlídejte si problematické oblasti

Rozplánujte návaznosti procesu a přiřaďte lidské zdroje k jednotlivým činnostem. I když se to může zdát jako samozřejmost, konsolidaci by měl zastřešovat jeden vedoucí pracovník, který hlídá proces a navazující kroky. Ke každé oblasti jasně přidělte odpovědnou osobu, aby se nestalo, že se nějaká oblast nebo činnost – třeba vlivem komunikačního šumu – opomene. Speciální pozornost věnujte oblastem, které proces často prodlužují (např. podnikové kombinace a související alokace kupní ceny, posudky pro ocenění majetku, posouzení impairmentu podle IAS 36 i IFRS 9, finanční instrumenty a daňová oblast). Některé z nich (alokace kupní ceny) můžete řešit před začátkem konsolidace, jiné můžete nechat běžet souběžně (konsolidace více subcelků zároveň). U dalších ohlídá rychlou návaznost právě odpovědný pracovník s podporou vedoucího celé konsolidace.

4. Audit? Vyhlaste stop stav

Noční můrou všech konsolidačních expertů je zapracovávat třináctou variantu podkladů po opakovaných statutárních doúčtováních. Pokud musí konsolidace probíhat souběžně s auditem jednotlivých reportingových balíčků nebo statutárních závěrek, vyhlaste tzv. stop stav k datu zahájení konsolidace. Od tohoto data nebude nikdo žádným způsobem měnit reportingové balíčky a další podklady pro konsolidaci skupiny. Po dokončení auditů jednotlivých entit jednorázově doúčtujte pouze identifikované významné položky odsouhlasené se skupinovým auditorem. Pak aktualizujte všechny konsolidované výkazy a případně připravte aktualizovanou přílohu k účetní závěrce. 

5. Pořádejte pravidelné „status meetingy“

Průběh prací a plnění stanovených termínů pravidelně monitorujte a otevřeně komunikujte o hrozících rizicích či nastalých problémech. Udělejte souhrn problematických záležitostí, opět jim přidělte odpovědného pracovníka, který se pokusí získat chybějící podklady a výpočty.

6. Rozpohybujte zaseknutý proces

V případě, že se proces někde zablokuje nebo to hrozí, hledejte cesty, jak jej uvést zpátky do chodu. Například při nedodání podkladů k daňové pozici zahraničních entit zanalyzujte historické vzorce: Jaké byly daňové pozice v minulosti? Je struktura výkazů podobná jako v minulých letech? Očekává se významný dopad? Zkuste najít přijatelné zjednodušení: Můžeme přesný výpočet nahradit odhadem? 

7. Zanalyzujte proces a poučte se

Abyste příští konsolidace hladce zvládli, nepodceňte následnou analýzu procesu. Tato fáze je kvůli nedostatku kapacit velmi často opomíjena, ale je třeba si na ni – jako na investici do budoucna – udělat čas. Společně si sedněte, rozeberte, kde se proces zpozdil, a vzájemně si vyjasněte, proč se to stalo. Najděte slabá místa a pobavte se o tom, jak je v budoucnu eliminovat.  

Kruh se uzavírá. Můžete postoupit k bodu č. 1.