Efektivní systém oznamování dokáže chránit pověst vaší společnosti a zabránit finančním, právním i reputačním dopadům. Jeho účelem je umožnit nejen vašim zaměstnancům, ale i dalším osobám důvěrně oznámit případná protiprávní jednání, která poškozují nebo ohrožují veřejný zájem. Jde například o podvody, úplatkářství a podobná pochybení.
V návaznosti na uplynutí transpoziční lhůty evropské směrnice o ochraně oznamovatelů v prosinci 2021 a následné přijetí českého zákona o ochraně oznamovatelů by se měly všechny dotčené organizace, ať už jsou mezinárodní korporací nebo lokálním podnikem, zřízením vhodného vnitřního oznamovacího systému zabývat.
Mimořádný dopad bude mít nová regulace na nadnárodní společnosti, které vzhledem k mezinárodnímu prostředí a kulturním rozdílům čelí výzvám v systému řízení a dodržování předpisů.
Kontakt
Vnitřní oznamovací systém vám dává nejen příležitost účinně chránit oznamovatele a splnit související zákonné požadavky, ale zároveň také zlepšit kulturu vaší společnosti a zvýšit její důvěryhodnost. Získáte kontrolu nad situací od vzniku incidentu a můžete účinně předcházet trestní odpovědnosti právnických osob.
Čeho se nová politika na ochranu oznamovatelů týká?
Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, ukládá většině soukromých společností (zaměstnavatelům s 50 a více zaměstnanci) a také veřejnoprávním subjektům povinnost zřídit kanály a postupy pro vnitřní oznamování a pro přijímání následných opatření. Proces ohlašování musí zajistit spolehlivý monitoring přijetí a vyřízení oznámení. Je také nutné pro tyto účely určit odpovědnou osobu.
Směrnice se měla transponovat do vnitrostátního práva do 17. prosince 2021. Pro soukromé společnosti s méně než 250 zaměstnanci musí členské státy uvést v účinnost pravidla na zavedení vnitřních oznamovacích kanálů a postupů nejpozději do 17. prosince 2023. Tato odložená účinnost neplatí pro společnosti s více než 250 zaměstnanci, ani pro veřejný sektor.
K 1. srpnu 2023 vstupuje v účinnost český zákon o ochraně oznamovatelů, který evropskou směrnici transponuje. Již k tomuto datu vzniknou společnostem s více než 250 zaměstnanci nové povinnosti dle tohoto zákona. Ostatní zaměstnavatelé mají čas se na nové povinnosti připravit do 15. prosince 2023.
Na koho se právní úprava ochrany oznamovatelů vztahuje především?
Soukromé společnosti s více než 50 zaměstnanci jsou povinny zřídit vnitřní oznamovací systém.
Kromě toho musí tuto povinnost dodržovat i společnosti v určitých sektorech (např. ve finančním) bez ohledu na velikost.
Povinnost se vztahuje i na veřejnoprávní subjekty, jako jsou státní orgány, státem zřízené nebo ovládané právnické osoby nebo územně samosprávné celky (s výjimkou obcí do 10 000 obyvatel).
Patrně nejčastějším způsobem plnění této povinnosti bude vnitřní oznamovací systém poskytovaný externím dodavatelem ve formě softwarového řešení. KPMG poskytuje pro své klienty komplexní řešení vnitřního oznamovacího systému ve dvou variantách dle individuálních potřeb klienta. Jedná se o:
- KPMG Whistleblower Channel – interně vyvinutý oznamovací systém KPMG.
- Integrity Line – oznamovací systém vyvinutý společnosti EQS, která je partnerem KPMG.
Jaké požadavky vyplývají z nové politiky ochrany oznamovatelů?
Zřízení transparentních kanálů a postupů pro vnitřní oznamování
Společnosti a další organizace musí zavést vnitřní oznamovací systém, který dává zaměstnancům i některým třetím osobám možnost oznamovat případná protiprávní jednání, a který zároveň umožňuje přijmout následná opatření. Vnitřní oznamovací systém musí dovolovat podávat oznámení jak ústně, tak písemně, a na žádost oznamovatele i osobně. Musí být také zajištěn monitoring oznámení od jeho přijetí až po vyřízení a určena příslušná osoba, která bude oznámení přijímat. Informace o procesu přijímání a vyřízení oznámení, a také o přijetí následných opatření musí být poskytovány transparentním a snadno přístupným způsobem umožňujícím dálkový přístup.
Víceúrovňový systém oznamování
Zavedením bezpečného, důvěrného a spolehlivého vnitřního oznamovacího systému organizace předchází tomu, že oznamovatelé budou ohlašovat případná protiprávní jednání jiným způsobem (externě). Oznamovatelé by totiž předně měli používat právě vnitřní oznamovací systém, pokud je zaveden. Nevyřeší-li se oznámení interně ve stanovených lhůtách, mohou oznamovatelé využít externí oznamovací systém provozovaný příslušným státem určeným orgánem (v České republice je jím Ministerstvo spravedlnosti).
Oznamovatelé se také mohou za určitých okolností obrátit na externí oznamovací systém přímo nebo mohou oznámení zveřejnit (pokud nejsou přijata žádná vhodná opatření v návaznosti na provedené oznámení nebo pokud existuje bezprostřední nebo zjevné ohrožení veřejného zájmu jako například riziko nenapravitelné újmy).
Povinnost informovat v přiměřené lhůtě
Oznamovatel musí být zpravidla informován jak o přijetí oznámení ve stanovené lhůtě (sedm dní od přijetí oznámení), tak i o vyřízení oznámení (třicet dní od přijetí oznámení; tuto lhůtu lze prodloužit až o 30 dní ve skutkově a právně složitých případech).
Ochranné mechanismy k zamezení odvetných opatření
Cílem nové právní úpravy je chránit oznamovatele. Pokud oznamovatel učiní oznámení v souladu se stanovenými zákonnými pravidly, má nárok na ochranu před odvetnými opatřeními. Sem spadají nejen zjevná odvetná opatření, jako jsou propuštění, nepovýšení, diskriminace či obtěžování na pracovišti, ale například i změna pracovní doby, místa výkonu práce, neobnovení pracovní smlouvy na dobu určitou a další. Směrnice ani zákon neuvádějí konečný výčet a odvetná opatření tak mohou mít řadu podob.
Kromě ochrany před odvetnými opatřeními slouží k ochraně oznamovatele také obrácené důkazní břemeno. To se uplatní při soudním řízení zahájeném v důsledku tvrzené újmy, kterou utrpěl oznamovatel v souvislosti s odvetným opatřením. V takových případech musí zaměstnavatel, který domnělé odvetné opatření přijal, prokázat, že opatření nemá souvislost s oznámením oznamovatele, ale že se zakládá na jiných legitimních důvodech.
Ochrana před odvetnými opatřeními se navíc vztahuje nejen na oznamovatele, ale například i na prostředníky, kolegy nebo příbuzné, které by mohla odvetná opatření v pracovním kontextu postihnout.
Hrozba sankcí
Pokud zaměstnavatel poruší své povinnosti a bude například bránit oznámením, přijme odvetná opatření nebo nezajistí anonymitu oznamovatelů, musí počítat se sankcemi, jejichž podoba závisí na výsledné transpozici směrnice v konkrétním členském státě EU. Český zákonodárce stanovuje nejvyšší hranici finanční pokuty na 1 000 000 Kč.
Naše služby
1. Komplexní systém oznamování na míru
Vnitřní systémy oznamování a samotné oznamovací kanály, stejně jako správa jednotlivých oznámení (zejména způsob jejich přijímání a zpracování) by měly být nejen v souladu se zákonnými pravidly, ale je třeba je individuálně přizpůsobit na míru každé společnosti. Proto nabízíme řešení vnitřního oznamovacího systému nejen jako komplexní outsourcovanou službu, ale i v podobě služby přizpůsobené přesně potřebám konkrétní společnosti. K dispozici máme proto hned dva druhy řešení oznamovacího systému – řešení Whistleblower Channel vyvinuté KPMG a řešení "Integrity Line" vyvinuté naším partnerem EQS.
2. Vylepšení stávajícího systému
Některé společnosti již systémy a nástroje pro oznamování porušení předpisů zavedly. V rámci našich služeb proto poskytujeme i pomoc s revizí a úpravou již existujících vnitřních oznamovacích systémů. Pomáháme společnostem aktualizovat a nastavit vnitřní oznamovací systémy tak, aby vyhovovaly požadavkům nové právní úpravy.
