Real Estate Management Consulting

Optimierte Aufbau- und Ablauforganisation sicherstellen

 
Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial, das in ihren Unternehmensimmobilien steckt. So bildet Corporate Real Estate (CRE) regelmäßig einen der höchsten Kostenblöcke in Unternehmen. Durch ein optimiertes Corporate Real Estate Management (CREM) lassen sich Kosten reduzieren, Liquidität für das Kerngeschäft schaffen und die Arbeitsproduktivität steigern. Dennoch werden diese Potenziale sehr häufig vom Management verkannt.

Der Grundstein zum Entwickeln einer Immobilien- und Portfoliostrategie liegt in der Analyse der Standort- und Flächenanforderungen des Kerngeschäfts. Dieses gibt die grundlegende Richtung vor, denn eine Immobilienstrategie kann nur der Unternehmensstrategie folgen. 

Vor dem Hintergrund der Unternehmensstrategie sind Portfolioanalysen des Immobilienbestands hinsichtlich ihrer Vereinbarkeit mit den strategischen Vorgaben der Unternehmensseite durchzuführen. Fokus dieser Analysen kann unter anderem die Identifizierung betriebs- und nichtbetriebsnotwendiger Immobilien, Identifikation der wesentlichen Kostentreiber sowie Aufdeckung von ungenutzten Potenzialen im Immobilienbestand sein. Darüber hinaus dient eine Personalanalyse zur Ableitung des Flächen- und Funktionsbedarfs der Organisation. Auf Basis dieser Analysen ist die Immobilien- und Portfoliostrategie entsprechend abzuleiten.

Wichtig hierbei ist, die abgeleitete Strategie nicht als starres Konstrukt zu betrachten, sondern als rollierend weiterzuentwickelndes Instrument zu nutzen. Insbesondere aufgrund von sich verändernden Rahmenbedingungen, wie zuletzt durch die Covid-19-Krise, werden zyklische Portfolioanpassungen notwendig. Es gilt zu prüfen, inwieweit der Bestand marktfähig ist bzw. wie er transformiert werden kann. Ein „Weiter so“ im Flächenverbrauch wird es nicht geben. Die Flächenbedarfe sind im Zeichen des Wandels der Arbeitswelten, Digitalisierung und Sharing Economy anzupassen. Freiwerdende Flächen können zum Beispiel anderen Unternehmensbereichen zur Verfügung gestellt werden. Betrieblich nicht notwendige Immobilien könnten verkauft und damit unrentable Kapitalbindung reduziert werden. Im Rahmen von Szenarioanalysen und darauf aufbauenden Business-Case-Berechnungen können die jeweils wirtschaftlichsten Alternativen ermittelt werden.

Ausgehend von der Unternehmens- oder Geschäftsbereichsstrategie wirkt sich die Immobilien- und Portfoliostrategie unmittelbar auf die Einzelobjektebene aus. Auf dieser Ebene gilt es, die strategischen und taktischen Vorgaben operativ umzusetzen. Auf Objektebene bieten sich häufig enorme Potenziale, die mittels Immobilienkosten- und Investitionsbedarfsanalysen (z. B. OpEx/CapEx) aufgedeckt werden können. Herauszufinden ist, durch welche Maßnahmen diese genutzt, (Miet-)Erträge erhöht und/oder immobilienbezogene Kosten reduziert werden können. Fragestellungen, die sich Unternehmen diesbezüglich stellen müssen sind u. a.: Erfolgt die Wartung proaktiv und vorausschauend? Wurden Kosteneinsparungen bereits erzielt? Wurden Erlös- und Ertragssteigerungspotenziale identifiziert? Werden Flächen nutzungsorientiert und effizient genutzt?

Zum Überprüfen der Wirksamkeit der entwickelten Strategie empfiehlt sich die Einführung von Steuerungsinstrumenten. Key Performance Indicators (KPIs) ermöglichen beispielsweise einen schnellen Überblick über das eigene Immobilienportfolio. Durch Benchmarking der KPIs lassen sich Ausreißer identifizieren und ermöglichen ein frühzeitiges Gegensteuern. Da Immobiliendaten bei vielen Unternehmen häufig noch manuell erfasst werden und umfassende IT-Einführungen meist sehr kostspielig sind, bieten sich agile Business-Intelligence-Lösungen als kostengünstige Alternative an, um den Bestand mit aktuellen Zahlen und Daten zu steuern. Hierdurch wird eine Verlagerung vom Unternehmer als Datenerfasser und -aufbereiter hin zu einem Immobiliensteuerer ermöglicht. 

Zur Abrundung der Immobilien- und Portfoliostrategie empfehlen wir, das Thema Nachhaltigkeit nicht zu vergessen. Als Buzzword in aller Munde, wurde das Thema lange Zeit gerne vernachlässigt. Doch insbesondere da dem Immobiliensektor eine Gewichtung von 40% des Energieverbrauchs und über ein Drittel der CO2-Emissionen zugeschrieben wird, ist Nachhaltigkeit tatsächlich aktueller denn je. Im Rahmen der Bestrebungen der Bundesregierung, bis 2050 einen klimaneutralen Gebäudebestand zu erreichen, sind Unternehmen bereits heute gefordert. Eine höhere Besteuerung auf fossile Brennstoffe verleiht zusätzliche Anreize, Energieeinsparungen zu erzielen. Darüber hinaus gewinnt im Bereich nachhaltige Immobilien insbesondere auch das Thema „Wellbeing“ an Bedeutung. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Bereich Workplace Strategy.

Flächennutzungsstrategien zur Umsetzung „neuer Arbeitswelten"

 

Die Entwicklung der Workplace Strategy ist ein wesentlicher Bestandteil der Immobilienportfoliostrategie, die das Immobilienportfolio wird hinsichtlich seiner Wirtschaftlichkeit, Nutzung und Flexibilität untersucht. Für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens sind die Immobilienkosten signifikant. Sie können je nach Branche und Geschäftsmodell 5 bis 20 % der Gesamtkosten eines Unternehmens betragen und neben den Personalkosten häufig den zweitgrößten Kostenblock bilden.

Aus der Bestandsportfolioanalyse (Workplace Analytics) werden unter Berücksichtigung von Nutzer und Flächen bedarfsgerechte Konzepte auf Basis der veränderten Nutzungsanforderungen abgeleitet (Workplace Design). Diese Veränderungen resultieren im Wesentlichen aus den geänderten Unternehmensstrukturen in Folge des Strukturwandels (Digitalisierung, Globalisierung, demografischer Wandel).

Das Thema Gesundheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz gewinnt immer mehr an Bedeutung. Neben gesundheitlichen Aspekten spielen hier auch Faktoren wie Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter eine große Rolle bei der Gestaltung neuer Arbeitsplatzkonzepte. Unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie hier u.a. bei der Durchführung von Health & Wellbeing Assessments und begleitet Ihr Projektteam auf dem Weg zur Erzielung der WELL Building Standard Zertifizierung.

Im Zusammenspiel mit allen Stakeholdern im Unternehmen, insbesondere dem Personal/ HR-Bereich, sind die Veränderungsdimensionen zu betrachten (Change Design). Sie betreffen die Mitarbeiter (Arbeitsmodelle und Arbeitsstrukturen), den Arbeitsplatz (Arbeitsorganisation und Flächengestaltung) und die Technologie (Arbeitsweisen und Visualisierung).

Für eine erfolgreiche Umsetzung der Workplace Strategy gilt es, die folgenden kritischen Erfolgsfaktoren aktiv zu managen:

• Budget und Ressourcen
• Einbindung und Kommunikation mit Stakeholdern
• Change Management
• Vorbild und Vorleben der Veränderung durch Führungskräfte
• Richtlinien und Verfahren
• flexible Arbeitsplatzgestaltung und 
• Fähigkeit zur Anpassung

Das Workplace Management sichert durch laufendes Monitoring der Flächennutzung, Auslastung der Flächen und Gebäudekosten eine permanente Optimierung der Arbeitsplatzbewirtschaftung sowie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Die Immobilie als Management Tool der Veränderung

 
Die Transformation eines Unternehmens in Richtung "Neue Arbeitswelten" erfordert ein interdisziplinäres und integratives Vorgehen des Corporate-Real-Estates-Bereichs mit HR, Facility Management und IT. Die Immobilien werden zu einem Management Tool der Veränderung. Sie prägen die Unternehmensidentität, beeinflussen den Erfolg im War-for-Talents, die Arbeitsproduktivität und verschieben Wettbewerbspositionen. Eine erfolgreich umgesetzte Workplace Strategy leistet hierbei einen wesentlichen Wertschöpfungsbeitrag zum Unternehmenserfolg.

Service-Lösungen für Ihr Unternehmen

 

Die Aufgaben und Anforderungen an das Facility Managements haben sich in den letzten Jahren maßgeblich verändert. So lag der Fokus früher auf der kostenoptimierten Bewirtschaftung und Erhaltung der Gebäude. Heute hingegen haben Nachhaltigkeit und „User Experience“ am Arbeitsplatz wesentlich an Bedeutung hinzugewonnen. Themen wie mangelhafte Transparenz der gebäudebezogenen Kosten, die häufig fehlende Sicherheit zum Thema Betreiberpflichten und steigender Kostendruck bei hoher Innovationskraft der Services stellen die größten Herausforderungen für FM-Organisationen dar. 

IFM steuert interdisziplinär alle Leistungen des Facility Management und erzielt mit innovativen Lösungsansätzen eine deutliche Kostenoptimierung. IFM folgt der strategischen Entscheidung, sich auf das Kerngeschäft zu fokussieren und die Steuerung aller Facility Management Leistungen  wie z.B. Reinigung, Technische Wartung, Sicherheit, Catering, Rezeption und viele mehr an einen Partner zu übergeben.

Die Herausforderung ist es, wie bei jedem anderem Paradigmawechsel, den Prozess von Anfang an richtig aufzusetzen. Neben der Datenerhebung von Mengen und Kosten, sind  eine passende Leistungsbeschreibung und das richtige kommerzielle Model die Erfolgsgaranten für die erfolgreiche Einführung eines IFM Models. 

Gerne stehen wir Ihnen zu einem Austausch zur Verfügung, wie wir gemeinsam diesen Transformationsprozess gestalten können. KPMG konnte in den vergangen Jahren viele Kunden auf diesen Weg begleiten und helfen Einsparungen von bis zu 20% auf die historischen Kosten zu erzielen. 
 

Die klassischen Bewirtschaftungsansätze für Büroflächen und die geänderten Anforderung durch ein agiles Arbeitskonzept in den „New Ways of Working“ divergieren auseinander. Um in dem „War for Talents“ bestehen zu können, bedarf es innovativer Lösungsansätze aus dem Real Estate Bereich, die helfen ihr „Employer Branding“ zu stärken. 

Denken Sie auch, das Ihr KPI System von der tatsächlichen Leistungserbringung mit Ihrem Dienstleister abweicht. Sind Sie sicher, dass Ihr Dienstleister alle geschuldeten Leistungen erbringt und diese entsprechen der vertraglichen Regelungen abrechnet?

Sollten Sie diese Fragestellungen kennen und würden gerne die  fachliche Sicht eines Dritten wünschen, so sollten wir uns mit Ihnen zusammen setzen und die tatsächliche Leistung Ihres Dienstleisters evaluieren.