Beschaffungsmanagement der Streitkräfte

Agiles Prozessmanagement stand im Fokus einer Podiumsdiskussion auf der Technet-Europe-Conference 2023, die von der Armed-Forces-Communications-and-Electronics-Association (AFCEA) in London ausgerichtet wurde. Das Panel-Thema: "Agile procurement and continuous partnership: Contribution and initial assessment from industry". AFCEA (Armed Forces Communications and Electronics Association) schafft seit 1946 ein Forum, welches Industrie, Politik, Wissenschaft und Militär zusammenbringt und vernetzt.

Maßgeblich beteiligt an der konkreten Debatte war Stefan Hefter, Partner, Defence & Space. Hefter blickt in Bezug auf Digitalisierungsprojekte sowie agiles Prozessmanagement auf 20 Jahre Erfahrung zurück.

Ziel der Diskussion war es, Ansichten und Meinungen auszutauschen, wie der Beschaffungsprozess von Streitkräften Innovationen und Innovationsbedarf rechtzeitig entdecken und fördern kann, sodass notwendige Innovationen schnell in der Truppe ankommen. In der Diskussion wies Stefan Hefter auf die Vorteile der Integration von agilen Methoden in den bestehenden Prozess hin. Konträr zur gängigen Meinung auf dem Panel betonte er aber, dass eine vollständige Transformation des Beschaffungsprozesses zum Agilen hin auch Risiken birgt.

Zwar schafft ein agiler Beschaffungsprozess Vorteile in der Flexibilität, wodurch neue Innovationen erkannt, erprobt und in der Truppe implementiert werden können. Gleichzeitig entstehen aber folgende Gefahren: Langfristige Projekte, wie es Rüstungsprojekte meistens sind, können durch agile Methoden nur unzureichend gesteuert werden und sie drohen, durch Scope Creep  - der stückweisen Ausweitung der Anforderungen  - immer umfangreicher und damit teurer zu werden. 

Militärische Beschaffungsprozesse sind formale Akte, welche Produkte beschaffen sollen, die sowohl skalierbar als auch interoperabel sein müssen. Kurzfristige agile Prozesse führen hierbei häufig nicht zum Erfolg. Was benötigt wird, ist eine Kombination von langfristigen Vertragsbeziehungen zwischen den Streitkräften und der Industrie mit klar definierten Leistungsbeschreibungen und kurzfristig abrufbaren Bestandteilen zur schnellen Implementierung von Innovationen. 

Ähnlich einem Sprint beim Scrum  - einem fest definierten Zeitraum, in dem ein bestimmtes Arbeitspensum erledigt wird  - können hierbei neue Innovationen schnell entwickelt, erprobt und implementiert werden. Spezialkräfte nutzen dieses System schon effektiv, um neue Lösungen zu testen und zu beschaffen. Diese Transformation erfordert einen konstanten Dialog der Streitkräfte mit der Industrie, um einen Ausgleich zwischen langfristigen stabilen Partnerschaften sowie agilen Möglichkeiten des Einkaufes zu schaffen. Das Risiko des „Fail Fast“, des Verlustes durch Entwicklung und Erprobung nicht implementierbarer Lösungen, besteht hierbei und wird von den Streitkräften als Product Owner, mit Verantwortung für das Endprodukt, getragen. 

Das Risiko würde aber nicht neu entstehen, sondern sich lediglich weg von der Truppe, welche zu lange auf neue Innovationen wartet, hin zu den Beschaffungsinstitutionen verschieben. 

KPMG kann als langfristiger Partner für die Implementierung von agilen Methoden in den Beschaffungsprozess z.B. als Proxy Product Owner und Scrum Master fungieren. Unsere Expertinnen und Experten verfügen über langjährige Erfahrung im agilen Prozessmanagement und der Implementierung von agilen Methoden in bestehende Prozesse. Zudem haben unsere Beraterinnen und Berater umfassende Fachkenntnisse im Verteidigungssektor sowie in den Bereichen Digitalisierung und Produktentwicklung. Diese Expertise ermöglicht es bereits heute einen wertvollen Beitrag zur ganzheitlichen Transformation von Beschaffungsprozessen zu leisten. Mit unserem Know-how und unserer Methodik für verteidigungspolitische Beschaffungsprozesse können wir die komplexen Aufgaben einer notwendigen Transformation bewältigen, um Streitkräften auch in Zukunft Innovationen zu liefern, die sie auf dem Gefechtsfeld der Zukunft benötigen.