Délais et conservation des documents comptables

Newsletter KPMG Monaco N°5 ■ EXPERTISE ■ SOCIÉTÉS

Conservation et archivage des documents comptables & sociaux à Monaco : un enjeu essentiel à l’ère du numérique

À Monaco, la gestion des documents comptables et sociaux ne se résume pas à un simple classement dans une armoire ou sur un serveur. Il s’agit d’une obligation légale, fiscale et sécuritaire, dont le non-respect peut coûter très cher : amendes, redressements, sanctions pénales, voire mise en cause personnelle des dirigeants.

Et pourtant… trop d’entreprises ignorent encore les délais exacts de conservation ou les exigences liées à la sécurité des données. À l’ère du numérique et de la régulation renforcée, cela n’est plus excusable et peut avoir de lourdes conséquences.

1. Les délais de conservation à connaître absolument

I. Les délais de conservation à connaître absolument

Une entreprise génère et reçoit, par son activité courante, un nombre important de documents. Ces derniers sont de nature diverse et disposent chacun de leurs règles qui leurs sont propres. En faisant un regroupement par nature, même si non exhaustif, nous pouvons établir le tableau synthétique ci-dessous.

Principaux documents comptables, fiscaux et juridiques : jusqu’à 10 ans de conservation ⚠️

Attention à la manipulation des données personnelles, vous n’avez pas le droit à l’erreur.

Documents sociaux : prudence maximale ⚠️

Chaque fiche de paie, chaque facture contiennent des données, sensibles ou non, qui peuvent être utilisées à des fins malveillantes : noms, RIB, identifiant unique… et leur protection est une obligation légale (Loi n° 1.565 sur la protection des données).

➜ Archivage = sécurité dès la base : Chiffrement, accès restreint, destruction des données expirées, personnel formé… Pas d’approximation possible !

➜ Une faille ? Une négligence ? Sanctions par l’APDP.

À Monaco, la protection des données n’est pas une option. C’est une exigence.

2. Ce que vous risquez

✓ Destruction prématurée = redressement fiscal ou social (charges rejetées, pénalités, majorations, intérêts de retard).

✓ Attention aussi puisqu'en cas de tentation de falsification ou dissimulation, on tombe dès lors dans les sanctions pénales.

Sanctions APDP & données personnelles :

Comme nous l’avions vu précédemment, la Loi n° 1.565 du 3 décembre 2024 impose un haut niveau de sécurité pour tout traitement ou conservation de données personnelles (RIB, coordonnées, identifiants fiscaux…).

En cas de non-conformité :

Avertissement ou mise en conformité avec astreinte jusqu’à 10.000 € / jour (Art. 51)
Limitation ou interdiction de traitement
Amende administrative jusqu’à 5 M€ ou 2 % du CA mondial (Art. 53),
notamment pour :
- Conservation excessive (au-delà du délai légal)
- Non-suppression à échéance
- Absence de notification de faille sous 72h

3. Les 6 erreurs « classiques » qui peuvent vous coûter très cher

🛇 Conserver trop longtemps = non-conformité + risque de fuite.

🛇 Supprimer trop tôt = sanctions, pertes de preuves, litiges ingérables.

🛇 Tout garder en papier = obsolète, risqué, illégal si illisible

🛇 Ignorer les données personnelles = faute grave

🛇 Oublier de notifier une faille sous 72h = sanctions importantes

🛇 Utiliser un logiciel non conforme à la Loi 1.565, exemple : pas d’effacement possible = Vous êtes en infraction par conception, vous investissez pour vous éloigner du respect de la loi à long terme.