Відрядження дистанційного працівника

Джерело: LIGA ZAKON

З лютого 2021 року в Україні були запроваджені такі форми організації праці, як надомна робота та дистанційна робота у зв’язку з доповнення Кодексу законів про працю України (КЗпПУ) статтями 60¹ та 60². Це дало можливість підприємствам в Україні продовжувати свою роботу в умовах карантину, а пізніше – воєнного стану.  

Трудовий договір для вищевказаних форм організації праці складається в паперовому вигляді, типова форма, якого затверджена Наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства № 913-21 від 5 травня 2021 року.  «Про затвердження типових форм трудових договорів про надомну та дистанційну роботу». Але на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством або у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна чи надомна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) роботодавця. З таким наказом (розпорядженням) працівник ознайомлюється протягом двох днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної чи надомної роботи.

Згідно з ст. 60² КЗпПУ дистанційна робота – це  форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій. У разі запровадження дистанційної роботи працівник самостійно визначає своє робоче місце, яке в законодавстві не обмежене кордонами України та несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на ньому.

Так, як сказано вище, що робоче місце дистанційного працівника може легко змінюватись за бажанням працівника, то у випадку необхідності відправити цього  працівника у відрядження виникає питання, як оформити та як подати документи по такому відрядженню?

Визначення відрядження можна знайти в пункті 1 «Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» затвердженої Наказом Міністерства фінансів України №59 від 13 березня 1998 року , згідно якої службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Відповідно до абзацу 12 підпункту «а» ст. 170.9.1 Податкового кодексу України (ПКУ), будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю сторони, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю сторони, що відряджає.

А згідно з абзацом  3 підпункту «а» ст. 170.9.1 ПКУ фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Таким чином, щоб направити дистанційного працівника у відрядження, перш за все, необхідно подбати про те, щоб між сторонами, що відряджає та що приймає були оформлені документи, що підтверджують взаємозв’язок відрядження з господарською діяльністю.

Далі необхідно підготувати наказ про відрядження, в якому зазначити працівника, що відправляється у відрядження, мету відрядження, яка має обов’язково співпадати з господарською діяльністю роботодавця, зазначити термін відрядження та населений пункт відрядження, прописати маршрут та зазначити розмір добових та розмір авансу на відрядження (визначається на основі планових витрат на відрядження). Для того, щоб ознайомити працівника з наказом, можна скористатися послугами пошти, що забирає певний час, або подбати, щоб у дистанційних працівників були сертифіковані електронні цифрові підписи. Так,  документи на відрядження формуються та зберігаються з дотриманням вимог законів України «Про електроні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги». Копію наказу працівник бере із собою у відрядження для звільнення від сплати туристичного збору  у разі поселення в готелі.

Відповідно до пунктів 1 розділ І та ІІ Інструкції №59 термін відрядження не може бути більше ніж 30 днів по Україні та 60 днів за кордон.

Також забороняється відправляти у відрядження вагітних жінок та жінок (одинокого батька), які мають дітей до трьох років. Жінки (одинокі батьки), що мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей з інвалідністю, можуть направлятись у відрядження тільки за їх письмової згоди (ст. 176, 177 та 186¹ КЗпПУ).

Згідно п.15 Інструкції № 59 та абзацу 7 підпункту «а» ст. 170.9.1 ПКУ добові – це  витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв'язку з таким відрядженням, що не потребують спеціального документального підтвердження. Розмір добових законодавчо не обмежений, але не оподатковуються тільки добові в розмірі 0,1 мінімальної заробітної плати для відрядження по Україні та 80 євро для законних відряджень, сума перевищення стане оподаткованим доходом працівника.

Після підписання наказу про відрядження, але до початку відрядження дистанційному працівнику виплачується аванс у безготівковій формі за допомогою платіжних інструментів (п.4 Інструкції № 59).  Оплата добових за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством, а також збереження за працівником посади та оплати праці не нижче середнього заробітку є гарантією працівнику, що прописана в ст. 121 КЗпПУ.

Під час відрядження працівник збирає та зберігає  документи, що підтверджують його перебування у відрядженні та понесені витрати. Відповідно до абзацу 5 підпункту «а» ст. 170.9.1 ПКУ до підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Після закінчення відрядження складається Звіт про використання коштів/електронних грошей виданих на відрядження або під звіт та до нього додаються документи, що підтверджують витрати у відряджені. Як ми згадували уже раніше цей авансовий звіт, як й інші документи, може бути наданий в паперовому вигляді (дистанційний працівник може скористатись поштовою службою для цього) або в електронному вигляді з застосуванням ЕЦП. З 1 квітня 2023 року у разі використання платіжних інструментів для проведення розрахунків у безготівковій формі або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподаткованого доходу працівника авансовий звіт може не подаватись, але підтвердні документи подаються обов’язково (ст. 170.9.4 ПКУ).

Також змінилися терміни подачі авансового звіту та підтвердних документів, а саме:

• У разі, якщо під час здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів списання коштів здійснено до моменту закінчення відрядження, документи подаються до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує відрядження.
• У разі, якщо під час здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів списання коштів відбулося після моменту закінчення відрядження, строки з попереднього пункту продовжуються ще на один календарний місяць (ст. 170.9.3 ПКУ).

У разі, якщо працівник вчасно не передає підтвердні документи або передає частково, сума авансу виданого до початку відрядження вважатиметься оподаткованим доходом працівника. Також включаються до оподатковуваного доходу вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плата за видовищні заходи (абзац 4 та 6 підпункту «а» ст. 170.9.1 ПКУ).

Не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат (абзац 2 підпункту «а» ст. 170.9.1 ПКУ).

Після отримання авансового звіту з підтвердними документами бухгалтер аналізує, які витрати на відрядження будуть входити до оподаткованого доходу, а які не будуть оподаткованим доходом працівника. Якщо у працівника після повернення з відрядження виникає оподаткований дохід, бухгалтер формує бухгалтерську довідку по утриманню з працівника податку на доходи фізичних осіб та військового збору за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу – за  рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку. У разі, коли платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти, сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку. У разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року (абзац 3 та 4 підпункту «б» ст. 170.9.1 ПКУ).

Відповідно до ст. 164.5 ПКУ база оподаткування для коштів, надміру витрачених платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки є вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами помножена на коефіцієнт, який обчислюється за такою формулою:

К = 100 : (100 - Сп)

де К - коефіцієнт;

Сп - ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження (5 та 6 абзац п. 11 розділу ІІ Інструкції 59).

Отже, для відрядження дистанційного працівника діють такі ж правила, що й для звичайного працівника, а запровадження, які вступили в силу з 1 квітня 2023 року, уможливлюють  подання Звіту про використання коштів/електронних грошей виданих на відрядження або під звіт в електронній формі тазначно спрощують процес  звітування для цього виду працівників. 

Марія Біленька, консультантка з бухгалтерського обліку, відділ аутсорсингу, KPMG в Україні