Перевірки суб’єктів первинного фінмоніторингу

1. Що передбачає Постанова 
2. Планова та позапланова перевірка, строки перевірки
3. Спільна планова перевірка
4. Наказ про проведення перевірки
5. Обов’язкові питання планової перевірки

6. Виїзна та безвиїзна перевірка

7. Робоча група, її права та обов’язки

8. Права та обов’язки СПФМ

9. Оформлення результатів перевірки

10. До чого готуватись СПФМ

Джерело: LIGA ZAKON

У липні 2023 року набула чинності Постанова КМУ № 662 від 16.06.2023 року  «Про затвердження Порядку здійснення нагляду у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення за діяльністю суб’єктів первинного фінансового моніторингу, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснюють Міністерство фінансів, Міністерство юстиції, Міністерство цифрової трансформації» («Постанова № 662»). Ця  постанова безпосередньо стосується та варта уваги суб’єктів первинного фінансового моніторингу («СПФМ»), державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснюють Міністерство Юстиції, Міністерство Фінансів, Міністерство Цифрової трансформації  як суб’єкти державного фінансового моніторингу («СДФМ»).

Документ визначає процедуру проведення планових та позапланових, виїзних і безвиїзних перевірок діяльності СПФМ у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення. Постанова № 662 встановлює мету і принципи проведення перевірки, процедурні аспекти початку, перебігу та закінчення перевірки, визначає документи, які оформлюються в процесі перевірки, а також регламентує права та обов’язки СПФМ і СДФМ у цьому питанні.

СДФМ можуть ініціювати проведення планової або позапланової перевірки. Планова перевірка здійснюється у разі включення СПФМ до плану-графіку проведення перевірок на відповідний квартал, у той час як позапланова перевірка проводиться за наявності певних підстав, визначених Постановою № 662. Наприклад,  за наявності повідомлення про порушення СПФМ законодавства у сфері запобігання і протидії легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом; на виконання судових рішень тощо.

Наразі відсутня інформація щодо опублікування графіків проведення планових перевірок, а Постанова № 662 не передбачає строк, протягом якого СДФМ мають затвердити плани-графіки. З огляду на такі обставини у СПФМ є додатковий час для приведення внутрішніх процесів і документів щодо проведення фінансового моніторингу у відповідність до вимог чинного українського законодавства.

Планова перевірка може проводитись за період із дати закінчення попередньої планової перевірки або за певний період діяльності СПФМ (тобто за минулі три роки, період за який можуть бути застосовані санкції). Позапланова перевірка охоплює період, який підлягає перевірці. Варто зазначити, що період, що підлягає виїзній перевірці, може бути змінений керівником СДФМ за поданням керівника робочої групи.

У разі проведення планової перевірки СПФМ має бути повідомлений про це не менше ніж за 10 календарних днів до початку її проведення. Таке повідомлення має бути  в паперовій формі рекомендованим листом на адресу за місцезнаходженням СПФМ та у вигляді електронного документа на адресу електронної пошти СПФМ (за наявності). Позапланова перевірка проводиться без завчасного попередження СПФМ про це.

Якщо здійснення фінансового моніторингу СПФМ є предметом нагляду одразу декількох СДФМ, то планову перевірку такі СДФМ проводять спільно. Для цього СДФМ координуються та попередньо узгоджують між собою інформацію щодо включення перевірки «спільного» СПФМ до власних планів-графіків. Таке узгодження відбувається шляхом направлення СДФМ листів-повідомлень. У подальшому СДФМ видають спільний наказ на проведення планової перевірки, який має бути підписаний керівниками всіх залучених СДФМ.

Для початку проведення планової або позапланової перевірки СДФМ видає відповідний наказ про проведення перевірки, який у подальшому робоча група зобов’язана пред’явити СПФМ. Постанова № 662 передбачає перелік даних, які обов’язково мають бути відображені у наказі – інформація про СПФМ, вид, предмет і строки проведення перевірки тощо.

Оскільки наказ є першим документом, який отримує СПФМ у процесі перевірки, доводити важливу роль цього документу немає потреби. Тому радимо не тільки перевірити наявність усієї необхідної інформації на етапі отримання, але й переглядати його під час проведення перевірки (наприклад, щоб запитувані документи та інформація не виходили за межі періоду, що підлягає перевірці).

Постанова № 662 визначає перелік питань, які мають бути обов’язково розглянуті під час планової перевірки. Умовно їх можна поділити на 3 категорії:

1. Організаційні питання (постановка СПФМ на облік у Держфінмоніторингу, призначення працівника, відповідального за проведення фінансового моніторингу, підготовка персоналу тощо).
2. Питання щодо документів (затвердження та імплементація необхідних внутрішніх документів з фінансового моніторингу, зберігання документів тощо).
3. Процедурні питання (проведення заходів з фінансового моніторингу та управління ризиками, комунікація з Держфінмоніторингом тощо).

Зазначені у Постанові № 662 питання можуть бути орієнтиром для самостійної перевірки СПФМ своєї діяльності та дотримання передбачених законодавством вимог.

Постанова № 662 передбачає, що планова або позапланова перевірка може бути проведена у виїзному (у приміщенні СПФМ за його місцезнаходженням та/або у приміщенні СДФМ) або невиїзному (у приміщенні СДФМ) форматі.

Для проведення безвиїзної перевірки СДФМ має надіслати до СПФМ запит про подання документів або надання інформації, що міститься в них, необхідних для проведення безвиїзної перевірки. Цей  запит має бути підписаний уповноваженою особою СДФМ та надісланий поштою рекомендованим листом та на адресу електронної пошти СПФМ (за наявності). Зі змісту Постанови № 662 вбачається, що пріоритетним способом комунікації є надіслання запиту на електрону пошту СПФМ, оскільки тільки у разі ненадходження повідомлення про доставку електронного документа протягом 24 годин з моменту відправки, СДФМ надсилає відповідний запит на проведення безвиїзної перевірки поштою рекомендованим листом. При цьому Постанова № 662 не визначає чи є це первинним чи повторним надісланням запиту. Враховуючи цей процедурний аспект СПФМ доцільно регулярно перевіряти адресу електронної пошти на предмет отримання відповідних запитів від СДФМ.

Окрім місця проведення виїзна та безвиїзна перевірки ще відрізняються тривалістю проведення. Строк проведення виїзної перевірки не повинен перевищувати 30 робочих днів, але може бути продовжений до 20 робочих днів за наявності об’єктивних причин. Проведення виїзної перевірки також може бути тимчасово зупиненно (відмінено) або достроково припинено. Відповідні рішення приймаються керівником СДФМ за поданням керівника робочої групи.

Тривалість проведення безвиїзної перевірки не може перевищувати 60 робочих днів із дати початку перевірки. Постанова № 662 прямо не передбачає можливість продовження строку, тимчасове зупинення або дострокове припинення перевірки.

Незалежно від виду перевірки (планова або позапланова) та формату її проведення (виїзна або безвиїзна) для її проведення СДФМ утворює робочу групу у складі щонайменше двох членів – працівників  СДФМ. Очолює робочу групу керівник, який призначається з її членів. У разі проведення спільної планової перевірки до робочої групи мають входити представники від кожного СДФМ. Постановою № 662 врегульовано, що до робочої групи не може входити особа, у якої є конфлікт інтересів.

Під час проведення безвиїзної перевірки керівник і члени робочої групи мають право вимагати від СПФМ необхідні документи та інформацію, надання письмових пояснень, а також скласти протокол про адміністративне правопорушення.

У разі проведення виїзної перевірки керівник і члени робочої групи додатково до вищезазначених прав уповноважені мати безперешкодний доступ до приміщень СПФМ і всіх необхідних документів і матеріалів; користуватися необхідними технічними та іншими засобами (комп’ютерами, електронними носіями інформації, телефонами тощо); відкрито здійснювати звукозапис, фотозйомку, відеофіксацію (відеозйомку), а також реалізовувати інші повноваження, передбачені законом.

Під час проведення виїзної перевірки СПФМ має право:

• отримувати від робочої групи інформацію щодо порядку та підстав проведення перевірки, прав і обов’язків робочої групи, а також прав, обов’язків і відповідальності самого СПФМ;
• оскаржити дії осіб, що входять до складу робочої групи, керівнику СДФМ.

Постанова № 662 не виділяє окремо права СПФМ під час проведення безвиїзної перевірки.

Щодо обов’язків СПФМ під час проведення виїзної/безвиїзної перевірки варто зазначити, що вони кореспондуються з відповідними правами робочої групи. Так, у разі проведення безвиїзної перевірки СПФМ зобов’язані:

• підтвердити повноваження керівника СПФМ;
• своєчасно та в повному обсязі надавати на запит керівника робочої групи запитувані інформацію, матеріали та документи, письмові пояснення;
• дотримуватися норм етичної поведінки під час проведення виїзної перевірки;
• не створювати перешкод СДФМ та/або членам робочої групи для виконання їхніх обов’язків.

Під час проведення виїзної перевірки окрім вищезазначених обов’язків СПФМ додатково зобов’язаний:

• забезпечити кожному члену робочої групи вільний вхід до приміщення СПФМ протягом усього робочого дня та в неробочий час (за потреби);
• виділити робочій групі робоче місце й забезпечити належні умови для роботи;
• забезпечити членам робочої групи демонстрацію функціональних можливостей автоматизованих систем, що забезпечують проведення фінансового моніторингу, системи автоматизації СПФМ, інформаційних ресурсів тощо;
• підписати та скріпити печаткою СПФМ (за наявності) роздруковану форму електронного документа або підписати акт огляду електронного документа.

За результатами перевірки робоча група складає акт планової/позапланової виїзної або безвиїзної перевірки дотримання вимог законодавства у сфері запобігання та протидії. Акт має бути складений у двох примірниках і підписаний членами робочої групи не пізніше дати закінчення строку проведення перевірки, зазначеного в наказі про проведення перевірки. Якщо була проведена виїзна перевірка один примірник акта вручається під підпис СПФМ, якщо безвиїзна – надсилається СПФМ рекомендованим листом із повідомленням про вручення протягом 5 робочих днів з дня його підписання. В такому разі СПФМ протягом 5 робочих днів з дати отримання акта безвиїзної перевірки зобов’язаний із ним ознайомитися та надіслати СДФМ лист з інформацією про ознайомлення із актом безвиїзної перевірки. Такий лист може бути надісланий у паперовій формі або у вигляді електронного документа із використанням кваліфікованого електронного підпису або печатки.

Постанова № 662 передбачає, що під час проходження перевірки також можуть складатися наступні акти:

• Акт огляду електронного документу – у разі неможливості з технічних причин надати візуальну форму подання електронного документа в паперовому вигляді;
• Акт про відсутність СПФМ за місцезнаходженням – у разі відсутності посадових осіб СПФМ за адресою зазначеного місцезнаходження, зв’язку з ними та інформації щодо наявності чинного договору оренди (якщо СПФМ орендує приміщення);
• Акт про відмову у проведенні виїзної перевірки – у разі недопуску робочої групи до приміщень СПФМ для проведення перевірки;
• Акт про неможливість проведення виїзної перевірки – у разі неможливості робочої групи потрапити до приміщення СПФМ у зв’язку з обставинами, не пов’язаними з діями СПФМ, або відсутності жодних документів, необхідних для проведення перевірки, у зв’язку з обставинами непереборної сили (крадіжка, пожежа тощо);
• Акт про ненадання, надання не в повному обсязі, надання недостовірної інформації та/або неподання, подання не в повному обсязі, подання недостовірних документів чи подання копій документів, у яких неможливо прочитати всі зазначені в них відомості, або втрату документів.

Затвердження процедури проведення перевірок діяльності СПФМ є очікуваним кроком регулятора. Наступним кроком буде затвердження планів-графіків перевірок. Тому, СПФМ слід ретельно підготуватися і привести свої внутрішні процеси та документи з фінансового моніторингу у відповідність до вимог законодавства з метою мінімізації негативних наслідків. Також СПФМ слід пам’ятати, що недопуск або перешкоджання в проведенні перевірки СДФМ тягне накладання штрафу до 340 000 грн.

Богдан Шишковський, радник, KPMG Law Ukraine

Аліна Січкар, старша юристка, KPMG Law Ukraine