La comptabilité en temps réel : la clé d'une plus grande efficacité et de meilleures décisions

Plus les entreprises réagissent rapidement aux tendances du marché et aux attentes changeantes des consommateurs, des investisseurs et des pouvoirs publics, plus elles prennent de l'avance. Cela nécessite des données précises. Pourtant, aujourd'hui encore, de nombreuses entreprises se contentent du cycle comptable classique. La solution ? La comptabilité en temps réel. Elle fournit des données actualisées à tout moment et donne aux entrepreneurs les éléments nécessaires pour prendre rapidement les bonnes décisions.

"La comptabilité traditionnelle pose deux défis majeurs aux entrepreneurs", explique Bea Binst, directrice chez KPMG Tax, Legal & Accountancy. "Le premier est une automatisation trop faible : les opérations manuelles continuent de dominer le processus. Le second défi est lié à la pertinence des données : si la comptabilité ne contient que des données historiques, comment utiliser ces données pour prendre des décisions stratégiques concernant le futur ?"

"Ces défis se manifestent à des moments cruciaux", ajoute Stefanie Worm, manager chez KPMG Tax, Legal & Accountancy. "Supposons que vous vouliez faire des investissements importants parce qu'une opportunité se présente sur le marché. Sur quoi vous basez-vous pour déterminer si l'investissement est réalisable ? La comptabilité actualisée du trimestre précédent est souvent un indicateur plutôt faible de la situation actuelle."

"De même, lors d'une demande de financement supplémentaire auprès d'une banque, une telle rétrospective peut ne pas être suffisante pour convaincre la banque de vous accorder un quelconque financement", poursuit Stefanie. "Plus le tableau financier de votre entreprise est récent et précis, plus vos relations avec les partenaires financiers seront favorables. C'est une certitude."

Pour ces défis tactiques et stratégiques, la comptabilité en temps réel est essentielle.

Comptabilité en temps réel : des ventes et de la logistique à la comptabilité

Alors, qu'est-ce que la comptabilité en temps réel ? "Dans la comptabilité en temps réel, les enregistrements comptables sont traités selon des procédures prédéfinies à l'aide d'un logiciel de comptabilité avancé faisant appel à l'intelligence artificielle (IA)", explique Bea.

"Un exemple : vous recevez une facture d'un fournisseur. L'équipe comptable traite alors cette facture, les informations pertinentes, telles que la date, le numéro de facture, le type de service et le fournisseur, étant extraites automatiquement à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (ROC). L'IA, à son tour, fournit le compte du grand livre et le traitement correspondant de la TVA. Votre comptabilité est toujours mise à jour - et pas seulement à la fin du mois".

"Chaque paiement électronique est lu dans le système comptable toutes les quatre heures", poursuit Bea. "De cette manière, vous savez aussi immédiatement quels sont les paiements qui manquent encore. Ce n'est pas un luxe superflu dans le contexte économique actuel. Les entrepreneurs ont en effet besoin de connaître leurs performances à tout moment de la journée. C'est la seule façon pour eux de réagir de manière agile aux changements constants."

Selon Stefanie, la comptabilité en temps réel est un terme quelque peu déroutant : "Parce qu'il s'agit de toutes les disciplines et de tous les processus d'une organisation. Il s'agit de toutes les actions et transactions dans et avec l'organisation. Des achats aux ventes, des projets aux feuilles de temps, des systèmes comptables au site web : tous les flux de travail au sein de l'organisation sont concernés. C'est pourquoi une approche multidisciplinaire est vitale."

"Cela signifie, bien sûr, que toutes ces disciplines doivent dialoguer entre elles", ajoute Bea. "Les personnes des différents départements, ainsi que les systèmes avec lesquels ils travaillent. De sorte qu'un nouveau client, une nouvelle vente, soient immédiatement pris en considération et fournissent des informations cruciales pour l'entrepreneur."

Résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent

"La comptabilité en temps réel dépend d'une intégration technologique et d'un logiciel appropriés", déclare Bea. "Tous les systèmes fonctionnent-ils ensemble de manière transparente - de la gestion de la relation client à la gestion des stocks en passant par la facturation et la comptabilité ? L'entreprise dispose alors d'une base solide pour planifier et élaborer des stratégies à tout moment. Cela les aide également à anticiper les problèmes potentiels, comme l'épuisement des stocks qui peut entraîner des problèmes de livraison et une baisse de la satisfaction des clients."

"Avec des données mises à jour avec précision, l'entrepreneur garde la main sur le pouls. Et comme la quasi-totalité du processus est automatisée, le taux d'erreur est beaucoup plus faible. Autre avantage : les collaborateurs qui effectuent aujourd'hui des écritures comptables manuelles peuvent désormais s'occuper de tâches plus stratégiques, comme des analyses d'efficacité et du conseil."

Investir dans l'efficacité comme dans la réputation

"Un investissement dans la comptabilité en temps réel est un investissement qui a un impact sur l'ensemble de l'administration de l'entreprise", explique Stefanie. "La période de retour sur investissement est extrêmement courte car les entreprises gagnent non seulement du temps, mais disposent également d'informations plus qualitatives servant de base aux décisions stratégiques et aux gains d'efficacité. Cela profite également à la réputation de l'entreprise auprès des clients, des investisseurs et des pouvoirs publics."

Le résultat ? Un processus de prise de décision de niveau supérieur

"Passer de la comptabilité traditionnelle à la comptabilité en temps réel est une question de relier les points", dit Bea. "Non seulement entre les technologies et les systèmes, mais aussi entre les équipes et les personnes. C'est un investissement qui est rapidement rentabilisé."

"Chez KPMG, nous pensons que les entrepreneurs ont droit à des informations fiables", conclut Stefanie. "Le passage à la comptabilité en temps réel est une avancée importante à cet égard. Les organisations remarquent d'abord à quel point leur comptabilité est plus efficace. Ensuite, elles se mettent au travail avec cette nouvelle mine d'informations. Cela fait passer leur processus de prise de décision à un niveau supérieur."

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