We zien de overheid van de toekomst niet alleen als geconnecteerd, maar ook als efficiënt en slagkrachtig in het uitvoeren van haar kernopdrachten waardoor het burgers, verenigingen en ondernemingen op een gepaste, snelle en gebruiksvriendelijke manier kan bedienen. Wij noemen dit Powered Government.
Centralisatie en inzet van moderne technologieën kunnen de efficiëntie, slagkracht en dienstverlening van de overheid aanzienlijk verbeteren
Om te beginnen beweegt de overheid sinds enkele jaren naar meer centralisatie en het overkoepelend organiseren, met de inzet van moderne tools, van de verschillende ondersteunende diensten waardoor meer capaciteit werd vrijgemaakt voor de kerndiensten. Daarbij ging er echter niet altijd evenveel aandacht naar de inrichting van die kerntaken of diensten zelf en dus bijgevolg naar de manier waarop middelen in hun totaliteit worden aangewend. Performante technologische oplossingen, zowel om processen te standaardiseren en te automatiseren als om data beveiligd en vlot te laten doorstromen en delen, kunnen een sleutelrol spelen in het versneld bereiken van de beoogde resultaten op vlak van efficiëntie en slagkracht, zowel in de back-office- als in de front-office-processen.
Concrete toepassingsgebieden kunnen er als volgt uitzien:
Vandaag blijft een groot deel van de dienstverleningsprocessen nog steeds arbeidsintensief, manueel en dus tijdrovend en vatbaar voor fouten. Technologie om workflows te creëren binnen ‘case management systemen’ bovenop geconnecteerde databronnen kunnen ingezet worden om medewerkers te ondersteunen en zo tijd vrij te maken voor werk met een grotere toegevoegde waarde en finaal een betere dienstverlening. Door de inzet van AI-toepassingen zal die dienstverlening bovendien nog veel efficiënter, maatgerichter en meer proactief kunnen worden.
Een blik op het huidige landschap aan applicaties en systemen binnen de overheid leert dat er nog een groot potentieel is aan verbetering en rationalisering. Het gedurende jaren verder bouwen op en aan systemen heeft geleid tot performantie- en integratieproblemen, tot moeilijkheden om verder ‘op te schalen’ en tot het onvoldoende in staat zijn om tegemoet te komen aan de wijzigende en toenemende behoeften van de gebruikers. Steeds vaker vertrouwen overheidsinstanties op cloud-technologieën om hun oude ‘legacy’-systemen te vervangen. Cloud computing biedt dan ook een scala aan voordelen voor de overheid op vlak van kostenbesparing, schaalbaarheid, snellere toegang tot informatie en verbeterde samenwerking tussen departementen. Verwacht wordt dat dit in de toekomst alleen maar zal toenemen met steeds geavanceerdere mogelijkheden. De veiligheid en privacy van overheidsgegevens dient daarbij blijvend te worden benadrukt als essentiële aandachtspunten.
Specifiek voor wat betreft ondersteunende diensten zoals HR of personeelszaken, aankoop, financiën en begroting zijn er in het verleden organisatorisch en qua systeemondersteuning al heel wat stappen gezet om deze te professionaliseren. Intussen is de ERP-technologie evenwel dermate verder ontwikkeld, matuur en beschikbaar dat verdere investeringen om op grotere schaal, overheen beleidsdomeinen, departementen en agentschappen, processen te stroomlijnen een directe en substantiële opbrengst zullen genereren. Het werk is dus nog niet af, zeker omdat ook hier oude ‘legacy’-systemen in de komende jaren vervangen moeten worden.
In onze complexe overheidsstructuur is het niet vreemd dat, doorheen de jaren, gelijkaardige opdrachten of diensten op meerdere plaatsen zijn terug te vinden. Een voorbeeld hiervan zijn allerhande inspectie- en handhavingsdiensten waarvan de uitvoering vaak op verschillende overheidsniveaus plaatsvindt. Door digitale, gemeenschappelijke gebruikersplatformen te ontwikkelen en alle gebruikers (uitvoerders) hierop aan te sluiten zou men die diensten op een veel efficiëntere manier kunnen organiseren en vlotter kunnen aanbieden en uitvoeren. Ook de grote verspreiding van premies en/of subsidies doorheen verschillende administraties is niet altijd even ‘klantvriendelijk’ en efficiënt. Clustering en digitalisering kan er ook daar voor zorgen dat burgers en verenigingen proactief en automatisch worden bediend met de premies of subsidies waar ze recht op hebben.
Flexibele strategische personeelsplanning, accurate informatie en nieuwe samenwerkingsvormen zoals raamcontracten en managed services zijn cruciaal om de personeelsuitdagingen binnen de overheid effectief aan te pakken
Daarnaast wordt de kwaliteit van een dienstverlening natuurlijk ook in grote mate bepaald door mensen, ook en zelfs nog meer in een toegenomen gestandaardiseerde en digitale context. De arbeidsmarkt is echter duidelijk in verandering en voldoende snel en flexibel beschikken over personeel met de juiste vaardigheden en attitude blijkt meer dan ooit een uitdaging, zowel voor privé-organisaties als voor overheidsorganisaties. Medewerkers moeten zich ook voortdurend bijscholen en stellen hogere en andere verwachtingen aan ‘werken’ op vlak van balans werk-privé, variatie qua job inhoud en levenslang leren. Tot slot is er de evolutie naar een gig-economie met een toenemend aantal zelfstandigen die zich met specifieke expertise liever tijdelijk aanbieden aan organisaties, ook in de overheid, in plaats van te kiezen voor een ‘vaste’ job. Om aan die personeelsuitdagingen het hoofd te bieden is vooreerst inzicht nodig in toekomstige personeelsbehoeften en vervolgens uiteraard ook een directe en vlotte toegang tot de interne en externe arbeidsmarkt zoals we hierna verder toelichten:
Een overheid die zich optimaal wil organiseren kijkt dus best naar de verschillende bouwstenen van de organisatie – mensen, processen en systemen – en maakt op een slimme manier gebruik van de beschikbare interne en externe technologische en menselijke middelen om haar kernopdrachten efficiënt en effectief te vervullen.
Naar een “Connected, Powered en Trusted” overheid
Referenties
Organisatiebrede transformatie van PersoPoint.
Gestart met het doorlichten van de werking in samenwerking met de klanten. Na het identificeren van knelpunten en optimalisatiemogelijkheden op het vlak van het dienstverleningsmodel en de klantgerichtheid, de architectuur, de organisatiestructuur, governance en het financieringsmodel, werd een meerjarig realisatieplan succesvol uitgevoerd.
Ondersteuning van het Waalse Gewest bij het optimaliseren van human resources
Begeleiding van verschillende Waalse openbare instellingen bij het optimaliseren van hun personeelsinzet door middel van een geïntegreerde analyse in functie van administratieve en regelgevende vereenvoudiging, digitalisering, duurzame ontwikkeling, beheersing van activiteiten en controle, en organisatie en personeelsbeheer.
Energiepremies
Ondersteunen bij het verstrekken van energiepremies aan bedrijven in de regio op vlak van procesmanagement, optimalisatie van IT-processen, ondersteuning van communicatie en implementatie van een Power BI-dashboard.
Stroomlijning handhaving
Het uitwerken van een gemeenschappelijke en gedragen visie overheen het beleidsdomein welzijn en gezondheid rond het toekomstige handhavingsbeleid i.k.v. sanctionnering ten aanzien van instellingen, intermediairs en individuen.
Procesmanagement
Verlening van diensten ter ondersteuning van het identificatie- en registratieproces van gemengde migratiestromen in Albanië, Bosnië en Herzegovina, Kosovo* en Servië om de overgang naar het gebruik van EURODAC na toetreding van de begunstigden tot de EU te vergemakkelijken.
Stand van zaken van de HR-processen en tools binnen de gewestelijke overheidsinstellingen
Het opmaken van een inventaris en maturiteitsanalyse van de huidige HR-praktijken, -processen en -instrumenten, met als doel efficiëntere en meer gemoderniseerde processen te identificeren en schaalvoordelen en samenwerkingsmogelijkheden te evalueren om de efficiëntie en doeltreffendheid van de regionale overheidsdiensten te verhogen.
PCS raamcontract
Ondersteuning van overheden in hun optimalisatie- en transformatieprojecten/-programma's door de inzet van ervaren profielen op vlak van project-/programma management, business- en functionele analisten en Agile teamcoaches.
PCS raamcontract
Ondersteuning van interne veranderprojecten via junior/medior/senior profielen op vlak van project- en verandermanagement.
Powered Enterprise
KPMG Connected Enterprise is onze aanpak voor klantgerichte digitale transformatie, afgestemd op uw sector. Wij helpen uw bedrijf zich volledig te richten op de klant door een naadloze, wendbare en digitaal ondersteunde organisatie te creëren. Zo levert u betere klantbelevingen en verhoogt u prestaties en waarde, op schaal en over al uw afdelingen heen.
