Het mobiliteitsbudget

Het mobiliteitsbudget, dat ingevoerd werd in 2019, wordt steeds meer aangeboden door werkgevers als alternatief voor de bedrijfswagen. Vanaf 1 januari 2022 werden bovendien een aantal wetgevende aanpassingen doorgevoerd om het mobiliteitsbudget aantrekkelijker te maken.

Een van de aangekondigde aanpassingen was een vereenvoudigde manier om via een formule het mobiliteitsbudget te berekenen. Men verwijst voor de berekening immers naar de ‘total cost of ownership’ of TCO van de wagen waarop de werknemer recht heeft. Deze formule was nog niet opgenomen in de wetgeving, maar moest via een koninklijk besluit worden ingevoerd. Dat besluit met de formule liet lang op zich wachten, maar is nu, 21 maanden later, dan toch gepubliceerd. De aanpassingen treden in werking vanaf 1 januari 2024.

Mobiliteitsbudget

Sinds de aanpassingen aan de wetgeving in 2022 heeft het mobiliteitsbudget, na een trage start, aan populariteit gewonnen. Werkgevers zetten het mobiliteitsbudget in om het salaris en het mobiliteitspakket aantrekkelijker te maken in de war for talent.

Via het mobiliteitsbudget kan een werknemer ervoor opteren om de bedrijfswagen in te ruilen of om een milieuvriendelijkere wagen binnen pijler 1 te kiezen als de werkgever dat voorziet.  Met dat budget kan de werknemer vervolgens kiezen voor alternatieve mobiliteit in pijler 2. Deze uitgaven zijn dan volledig vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheid. Een werknemer kan er bijvoorbeeld voor kiezen om een fiets te kopen voor het hele gezin, een treinabonnement aan te schaffen, of, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, zijn huisvestingskosten te laten terugbetalen. Is er op het einde van het kalenderjaar nog een saldo over? Dan wordt dit uitbetaald via de 3^e pijler, na aftrek van 38,07% sociale zekerheidsbijdrage. Er zijn geen belastingen verschuldigd op dit bedrag, waardoor dit een mooi resultaat oplevert voor de werknemer.

Bepaling van het budget

Het totale mobiliteitsbudget moet in principe overeenkomen met de totale kostprijs van de wagen, de zogenaamde ‘total cost of ownership’. Dit is niet enkele de kost van de wagen zelf, maar ook bijvoorbeeld de verworpen uitgaven in de vennootschapsbelasting, verzekeringen, niet-recupereerbare btw, enzovoort.

Voor veel werkgevers was het administratief complex en niet evident om deze kost te bepalen. Veel werkgevers stellen het mobiliteitsbudget in de praktijk gelijk aan de (vaak reeds bestaande) wagenbudgetten. De wagenbudgetten komen echter niet altijd overeen met de totale kost van de wagen voor het bedrijf.

In de wetgeving van 2022 werd bepaald dat het bedrag van het mobiliteitsbudget, of de TCO, berekend kan worden:

• op basis van werkelijke kosten moet worden berekend,
• of op basis van forfaitaire waarden kan worden berekend.

Uit het recent gepubliceerde KB van 10 september 2023, werden deze formules nu opgenomen. Interessant hier is dat de berekeningswijze zowel kan worden toegepast voor de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget zelf, maar ook voor de aanrekening van de pijler 1-wagenkost. 

De werkelijke kostenformule

Voor deze formule voorziet het KB in een exhaustieve lijst van kosten die meegenomen kunnen worden bij de berekening. Andere kosten, zoals bijvoorbeeld verkeersboetes, zijn niet opgenomen in deze lijst en dus niet toegelaten.

Bovendien moet het bedrijfswagenbeleid bij de werkgever bepalen of de kosten ook effectief van toepassing zijn. Als de kosten niet zijn opgenomen in het bedrijfswagenbeleid, kunnen ze niet in rekening worden gebracht. Bijvoorbeeld de kosten van een vervangwagen mogen niet mee in rekening worden genomen bij deze kostenberekening als deze in principe niet worden betaald door de werkgever/niet opgenomen zijn in de lease.

Hieronder hernemen we de lijst zoals deze in het KB wordt vermeld:

• kosten van huur of leasing; of
• ingeval van aankoop, de jaarlijkse afschrijving van 20 pct. van de kostprijs van de milieuvriendelijke bedrijfswagen, rekening houdende met de aangerekende opties en accessoires en de toegekende kortingen;
  
  

Vermeerderd met eventueel extra kosten (mits niet reeds inbegrepen in de leaseprijs):

• intresten op geleende kapitalen;
• brandstof- en elektriciteitskosten;
• administratiekosten met betrekking tot tank- en laadkaarten;
• jaarlijkse afschrijving van 20 pct. van de kostprijs van het laadstation en zijn installatie (mits niet mee inbegrepen in het leasebedrag van de wagen);
• onderhouds- en herstellingskosten van het laadstation;
• beheerskosten van de laadpaal en van laadkabel;
• tol- en parkeerkosten;
• reinigings-, onderhouds- en herstellingskosten;
• kosten van een vervangwagen;
• kosten voor het rijklaar maken van het voertuig;
• kosten voor het vervangen, verwisselen en stockeren van de banden;
• expertisekosten bij teruggave van het voertuig bij het einde van het contract of bij een verandering van bestuurder;
• herstelkosten geïnventariseerd bij teruggave van voertuig eindecontract;
• verzekeringskosten (incl. franchisekosten);
• kosten van de technische keuring;
• beheerskosten van dienstverlening;
• belasting op de in verkeerstelling;
• verkeersbelasting;
• patronale CO2-solidariteitsbijdrage ten voordele van de RSZ;
• niet-recupereerbare btw op bovengenoemde kostenposten;
• belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van bovengenoemde posten;
• belasting op het gedeelte van het voordeel van alle aard dat een verworpen uitgave vormt.

Bij de berekening voor het bedrag van het mobiliteitsbudget, dient gekeken te worden naar het gemiddelde van deze kost over de laatste 4 jaar (of minder als de ingeruilde wagen minder dan 4 jaar loopt) zodat eventuele uitzonderlijke kosten worden uitgevlakt. Voor de kostenberekening van de pijler 1-wagen wordt deze voorwaarde niet gesteld aangezien dit natuurlijk een nieuwe wagen zal zijn.

De nieuwe forfaitaire kostenformule

Het forfait is voornamelijk een hulp bij het vaststellen van de gemiddelde verbruikskost van de wagen. Waar nu in de praktijk vaak een gemiddelde werd genomen van de kilometers en tank/laadkosten over een jaar of aantal jaren heen om de kost te gaan bepalen, wordt nu een formule aangereikt.

Lease of huur

Jaarlijkse huur/leasekost + gemiddelde jaarlijkse bijkomende kosten die niet zijn inbegrepen in het huur-of leasecontract maar wel in het bedrijfswagenbeleid worden vermeld

+ Niet-aftrekbare btw + belasting op niet-aftrekbare autokosten + co2 solidariteitsbijdrage

+ de verbruikskost (mits de werknemer beschikt over een tankkaart/laadpas en deze kosten nog niet in de leaseprijs zijn inbegrepen):

• 6000 privékilometers
• Woonwerkafstand heen en terug gedurende 200 werkdagen
• Vermenigvuldigd met de verbruikskost per kilometer die wordt vastgelegd op 30% van de op dat moment toepasselijke forfaitaire kilometervergoeding

vanaf 1/7/2023 t.e.m. 30/9/2023 = 0,4237 EUR è 30% hiervan = 0,127 EUR/km

Voorbeeld qua kilometers bij een woon-werkafstand van 25 kilometer (enkel)

6.000 + (25 x 2 x 200) x 0,127 = 2.032 EUR verbruikskost per jaar

Eigendom of financiële lease

Cataloguswaarde voertuig incl. belastingen op niet-aftrekbare gedeelte x 25 %

+ co2 solidariteitsbijdrage

+ verbruikskost zoals hierboven toegelicht

Belangrijk om hierbij te vermelden is dat de kosten van een pijler 1-wagen jaarlijks worden aangerekend. Dat betekent dat de kosten dus jaarlijks kunnen fluctueren, bijvoorbeeld als de werknemer verhuist (gewijzigde woon-werkafstand) of als het forfaitaire kilometerbedrag wordt aangepast.

Als de forfaitaire methode wordt gebruikt bij de samenstelling van het mobiliteitsbudget mag voor de verbruikskost uitgegaan worden van het bedrag zoals gekend bij de instap door de medewerker, en blijft dit ook ongewijzigd doorheen de jaren. Een wijziging van de forfaitaire kilometervergoeding leidt in dit geval niet tot een verhoging/verlaging van de forfaitaire verbruikskost, terwijl dit bij de pijler 1-wagen wel het geval is.

Dit is ook de ‘go-to-formule’ wanneer er nog geen wagen is, zoals voor een werknemer die nieuw in dienst komt of ingeval van een promotie waarbij de werknemer al in het mobiliteitsbudget is ingestapt en hij louter het recht op een hogere wagen verkrijgt (en dus ook een verhoging van het mobiliteitsbudget) zonder dat er effectief een wagen wordt besteld. 

Hoe toepassen?

Het doel van de forfaitaire optie, zeker bij de kosten van de pijler 1-wagen, is tweeledig. Enerzijds is het bedoeld om de administratieve lasten voor werkgevers te verminderen. Anderzijds biedt het werknemers meer duidelijkheid en zekerheid, omdat ze met de forfaitaire berekeningsmethode direct kunnen zien hoeveel geld ze eventueel nog beschikbaar hebben voor uitgaven in de verschillende pijlers.

Werkgevers hebben de vrijheid om te kiezen welke methode ze hanteren, zolang deze consistent wordt toegepast voor alle werknemers en er duidelijke communicatie plaatsvindt. Een werkgever kan er bijvoorbeeld voor kiezen om de werkelijke kostenberekening te gebruiken voor het mobiliteitsbudget, terwijl hij voor de pijler 1-wagen de forfaitaire berekening toepast.

De gekozen berekeningsmethode moet minstens 3 jaar toegepast blijven. Als de werkgever beslist om na deze periode de berekeningsmethode de wijzigen (bv. van werkelijk naar forfaitair) zal dit echter enkel gevolgen hebben voor nieuwe instappers om zo de rechtszekerheid voor bestaande gebruikers te vrijwaren.

Bijkomend wordt expliciet vermeld dat de formules niet beletten dat de werkgever een systeem van referentiewagens toepast.

Hoewel de wet in principe uitgaat van een berekening per individuele werknemer (op basis van de effectief gekozen wagen en het verbruik), wordt al langer toestaan dat de werkgever het mobiliteitsbudget vaststelt op basis van een referentiewagen gelinkt aan de functiecategorie. Ook op deze manier wordt heel wat administratieve complexiteit en verschillen tussen werknemers vermeden. Dit is ook het systeem dat de meeste werkgever, die tot op heden al een mobiliteitsbudget hebben ingevoerd, wordt toegepast.

Conclusie en aandachtspunten

Met de invoering van de optionele formule is er opnieuw een belangrijke hinderpaal weggenomen en zal het mobiliteitsbudget ongetwijfeld nog populairder worden.

Werkgevers die staan te springen om de forfaitaire formule te gebruiken moeten echter wel bezinnen voor ze beginnen. Eerst en vooral moet er bekeken worden of het mobiliteitsbudget met het gebruik van de formule nog steeds budgetneutraal is. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat je na toepassing van de formule een ander budget moet toekennen aan uw werknemers.

Veel werkgevers verkiezen om zoveel als mogelijk een en hetzelfde budget toe te kennen binnen een bepaalde wagencategorie. Met toepassing van de formule gaat men wellicht meer moeten individualiseren en afwijken van de wagenbudgetten die men nu toekent. Daarbij komt ook dat je als bedrijf uiteraard wil vermijden dat werknemers die kiezen voor het mobiliteitsbudget benadeeld of bevoordeeld worden doordat het mobiliteitsbudget afwijkt van het standaardwagenbudget.