Die E-Rechnung – neue Anforderungen für Unternehmen

E-Invoicing bzw. digitalisierte Rechnungsprozesse sollen für eine schnellere und effizientere Abwicklung von Rechnungen, eine höhere Genauigkeit und eine Reduzierung von formalem Aufwand sorgen. Die Anforderungen stellen Unternehmen jedoch vor Herausforderungen: Die bis dahin in Deutschland nur für öffentliche Auftraggeber und deren Rechnungssteller geltende Regelung wurde zum 01. Januar 2025 auf den B2B-Bereich ausgeweitet. Eine Anwendung auf EU-Ebene im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (VIDA) folgt voraussichtlich ab 2028/2030. 

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht.

Übergangsphase bis 2027

• Verpflichtende Einführung des Rechnungsformats EN16931 (europäische CEN-Norm aus dem B2G-Sektor), d. h. die bereits heute existierenden Formate XRechnung und ZUGFeRD werden grundsätzlich auch für den B2B-Bereich zulässig sein.
• Das EDI-Verfahren mit anderen elektronischen Formaten bleibt dauerhaft zulässig, wenn die Extraktion in EN16931 oder in ein mit EN16931 interoperables Format möglich ist.
• Es gibt auch Ausnahmen. Keine E-Rechnungspflicht besteht für:
  • Kleinbetragsrechnungen bis maximal 250 EUR,
  • Rechnungen für Fahrausweise,
  • Steuerfreie Umsätze ohne Recht zum Vorsteuerabzug,
  • B2C-Umsätze.