Nuuday er det største teleselskab i Danmark og driver mange velkendte danske brands som TDC, YouSee, Hiper og mange flere. Vi tog en snak med dem for at blive klogere på deres situation før og efter implementeringen af Optomo.
I Optomos udviklingsteam har Nuudays robotafdeling haft indflydelse på værktøjets design, så det opfylder behovene hos både RPA-operatører og forretningsbrugere. Som et resultat har Optomo både løst de primære udfordringer, som RPA-operationen står over for, og forbedret forretningens engagement i RPA. Med disse succeser ser Nuuday Optomo som en integreret del af deres langsigtede RPA-strategi.
Optomo hos Nuuday
I de seneste år har Nuuday været på en intensiv automatiseringsrejse, hvor man har fundet og eksekveret på gode automatiseringskandidater og bragt tidligere outsourcede økonomiprocesser tilbage til hovedkvarteret ved hjælp af RPA. I løbet af denne periode har Nuuday tredoblet antallet af robotter i produktionen.
Efterhånden som teleselskabet udvidede sin automatiseringsindsats, stødte robotafdelingen på udfordringer, især den rettidige udførelse af sine vigtige finansprocesser. Nuuday erkendte behovet for en smartere løsning til at styre deres RPA og indgik et samarbejde med Optomo.
Et fokus på driftsstabilitet:
Da mange af firmaets automatiserede processer er knyttet til vigtige finansielle arbejdsprocesser, er det afgørende at Nuuday sikrer rettidig udførelse og færdiggørelse. Med en bred vifte af forskellige IT-systemer, herunder til tider ustabile gamle systemer, var de robotter, der skulle navigere i dem, tilbøjelige til at lave fejl. Det betød, at der i starten af hver arbejdsdag var en liste over problemer, der skulle løses manuelt.
Før:
Periodisk ustabilitet i processer, der kræver manuelle indgreb
Udviklingen bremses af overvågnings- og vedligeholdelsesproblemer og ineffektiv kommunikation med forretningen.
Udfordringer med at opbygge tillid til RPA-indsatsen fra forretningssiden.
Efter:
Forbedret overblik og brugeroplevelse, når der arbejdes med operationen.
Stabiliseret drift med højere succesrate for sagsbehandling og færre manuelle indgreb.
Stakeholders er mere involveret i processerne og har en højere tilfredshedsgrad med RPA-initiativer.
En mere skalerbar opsætning med mindre behov for arbejdskraft til vedligeholdelse og overvågning.
“(…) Ting der ikke havde kørt eller var gået i stå, startede ikke op igen af sig selv, så når man startede på arbejde næste dag, havde man en ret lang liste over ting, der var gået i stykker.”
- Nina W. Jensen, Head of Business Process Management
Der blev ofte brugt tid på mindre, men tidskrævende problemer, og der blev brugt mange kræfter på at besvare forespørgsler fra forskellige forretningsinteressenter. Processer blev udført på individuelle virtuelle maskiner, hvilket førte til potentielle blokeringer og behov for konstant overvågning for at sikre rettidig færdiggørelse af kritiske processer. Det påvirkede ikke kun udviklernes arbejdsglæde, men krævede også, at de af og til overvågede processerne i deres fritid og om aftenen.
"Jeg elsker at udvikle, så jeg synes, det er frustrerende at håndtere opgaver, der ikke tilfører værdi. (...) Det føltes, som om vi altid manuelt rettede ting, hvilket var ret irriterende"
- Christian Meyer, Lead RPA Developer
Takket være den brugervenlige grænseflade fungerer Optomo nu som Nuudays primære hub til styring af RPA-processer. De brugervenlige oversigter i Optomo sikrer, at indsigt og operationelle handlinger altid er let tilgængelige.
"Det er en fordel at bruge Optomo, da det giver et klart overblik over vores processer og viser, hvad der er kørt, hvad der ikke har, og kommende opgaver. Det er et værdifuldt værktøj i vores daglige drift"
- Christian Meyer, Lead RPA Developer
Med implementeringen af Optomo har automatiske genstarter og fejlhåndtering forbedret driftsstabiliteten og reduceret bekymringerne for udviklere, operatører og virksomheden.
Vi står ikke længere over for den samme usikkerhed. Hvis der er et problem, bliver vi enten advaret, eller vi ved, at Optomo har genstartet processen."
- Mehmet Cakmak, Operation Manager
Optomos servicevindue funktionalitet gør det muligt for virksomheden at styre systemets nedetider effektivt og sikre, at de ikke forstyrrer procesudførelsen.
"Vi har både vores gamle legacy-systemer og de nyere systemer. Mange kræver vedligeholdelse, og med Optomo kan vi nemt oprette et servicevindue til det"
- Mehmet Cakmak, Operation Manager
Ved at udnytte Optomos fleksible timingsfunktioner har Nuuday løst sine operationelle udfordringer og optimeret sin RPA-licensudnyttelse.
"Fleksibel planlægning sikrer, at vi kan udnytte vores licenser fuldt ud i spidsbelastningsperioder (...) Optomo har forbedret effektiviteten betydeligt og forhindret automatiseringer i at gå i stå"
- Mehmet Cakmak, Operation Manager
Inddragelse af forretningen med RPA:
Ledelsen fandt ud af, at den lavere driftsstabilitet med en høj grad af manuel håndtering gjorde det sværere at opbygge tillid til automatiseringstiltaget fra resten af organisationen.
“(…) Vi ville ikke få lov til at automatisere processer, hvis vi ikke kunne vise, at vi også er i stand til at drifte dem effektivt"
- Nina W. Jensen, Head of Business Process Management
I dag betyder den øgede driftsstabilitet og forbedrede succesrate for behandlede sager, at virksomheden generelt er mere tilfreds med det arbejde, Nuudays Robotics-afdeling udfører.
"Feedback fra regnskabsafdelingen har været positiv. De er imponerede over omfaget af vores automatisering og stabiliteten i vores drift"
- Nina W. Jensen, Head of Business Process Management
Derudover fungerer Optomo også som et instrument til at sprede budskabet om Robotics-afdelingens arbejde i hele firmaet.
Med live dashboards på tværs af kontorerne, der viser robotternes præstationer i realtid, holdes forretningens interessenter informerede, engagerede og interesserede. Ved at bruge Optomo kan RPA-teamet mere tydeligt kommunikere det egentlige arbejde, som robotterne udfører, til forretningsafdelingerne.
"Vi har regelmæssige statusmøder med afdelingerne (...) Nogle gange tror de måske, at en robot kun har udført 10 % af sine opgaver, men med Optomo kan jeg vise dem, at det faktisk er 80 %"
- Nina W. Jensen, Head of Business Process Management
Forretningsbrugere er også aktive i selve applikationen med skræddersyet skrivebeskyttet adgang, som gør det muligt for dem at tjekke op på deres tilknyttede processer og endda dykke dybt ned i sager og undtagelser - uden Robotics-afdelingen som mellemmand. Hvis en undtagelse skyldes et specifikt fejlagtigt input fra interessenterne, kan de selv se og håndtere problemerne. Det har i høj grad reduceret den lange vej frem og tilbage mellem funktionerne til gavn for alle. Løsningen fremmer ikke kun forretningsengagementet omkring RPA-initiativer, men letter også udviklernes vedligeholdelsesbyrde, så de kan fokusere på mere værdidrevne opgaver.
"Nu har jeg et værktøj, der klarer de opgaver, jeg før syntes var kedelige"
- Christian Meyer, Lead RPA Developer
Den stabile drift betyder, at der er brug for færre medarbejdere til at overvåge den daglige drift. Faktisk forventer Nuuday, at de vil kunne fordoble deres nuværende antal processer uden at skulle uddelegere eksisterende opgaver eller ansætte flere folk end den nuværende medarbejder med ansvar for drift og vedligeholdelse.
"Vi har en enkelt person, der fører tilsyn med driften. Før var han altid presset i vores spidsbelastningsperioder. Nu, hvor vores systemer og processer er mere stabile, kan han sagtens håndtere det, selv i de travle perioder"
- Christian Meyer, Lead RPA Developer
Læs mere om vores services
Tilmeld dig KPMG insights nyhedsbrev
Omsæt indsigt til handling med unikke perspektiver og handlingsorienterede løsninger, der adresserer de mest presserende spørgsmål på C-suitens dagsorden. Vi dækker emner som ESG, nye teknologier, transaktioner og finansielle tjenester.