5 conseils pratiques pour la mise en place du budget mobilité

L’obligation de proposer le budget mobilité laisse toujours une grande liberté aux employeurs pour définir leur politique. Il est donc primordial de mettre en place une politique claire et bien pensée, permettant d’encadrer et de communiquer efficacement les règles aux employés.

Par exemple, l’employeur peut décider, via la politique interne, que les travailleurs ne peuvent adhérer au budget de mobilité qu’à l’expiration de leur contrat de leasing actuel. Il est donc judicieux de réfléchir à cette future politique dès maintenant. Un travailleur dont le contrat de leasing arrive à échéance pourrait être tenté de le prolonger afin de pouvoir opter pour le budget de mobilité.

Les employeurs doivent également analyser attentivement s’il est nécessaire d’imposer à certaines fonctions le choix d’une voiture de pilier 1. Le projet de texte prévoit en effet que l’employeur puisse obliger certains travailleurs à choisir une voiture de pilier 1. Une telle obligation doit reposer sur des critères objectifs, non discriminatoires et proportionnés, directement liés à la fonction et aux intérêts légitimes de l’entreprise. À titre d’exemple, des profils tels que les commerciaux ou les techniciens amenés à se déplacer régulièrement chez les clients peuvent être tenus d’opter pour une voiture de société, même dans le cadre du budget mobilité.

Une fois ces éléments définis, un avenant au contrat de travail peut facilement être établi, reprenant les références légales requises, la date de début et le budget alloué.

Au-delà de la définition des règles dans la politique interne, il est crucial de réfléchir à une méthode de calcul du budget mobilité. Y a-t-il déjà des catégories de voitures définies selon les profils de fonction? La car policy mentionne-t-elle des montants de leasing ou des coûts totaux de possession (TCO)? Etc.

Comme il existe plusieurs méthodes de calcul, il est important de choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise et d’évaluer son impact sur les travailleurs.

Par exemple, si un travailleur reçoit actuellement une indemnité forfaitaire mensuelle pour les frais de voiture, celle-ci disparaît s’il opte pour le budget mobilité. Il peut être pertinent d’intégrer ce montant dans le budget ou au moins d’en informer clairement les travailleurs.

Le budget mobilité ne peut être utilisé qu’une fois défini. Lors de sa conception, il est crucial de réfléchir aux éléments qu’il contiendra, car chaque ajout peut impacter les processus internes et engendrer des charges administratives supplémentaires. Un exemple: le remboursement des frais de logement dans le pilier 2. Bien que ce remboursement ne soit en principe possible que pour les travailleurs vivant à moins de 10 km du lieu de travail, une option existe aussi pour ceux qui télétravaillent régulièrement (au moins 60 % du temps). Beaucoup d’entreprises excluent néanmoins cette possibilité pour éviter d’encourager le télétravail excessif.

À ce stade, le projet de loi ne prévoit pas de modification des trois piliers existants:
• Pilier 1: voiture de société (électrique)
• Pilier 2: solutions de mobilité alternatives et frais de logement
• Pilier 3: paiement en espèces

Proposer un budget mobilité ne signifie pas que les trois piliers doivent être activés. Il est par exemple possible de ne proposer que les piliers 2 et 3, ou de restreindre certaines options du pilier 2. Il est donc important de faire un choix réfléchi en fonction des besoins de l’entreprise et de ses travailleurs.

Si l’entreprise dispose déjà d’un plan cafétéria incluant des solutions de mobilité, il faut alors impérativement vérifier leur compatibilité avec le budget mobilité. Prenons l’exemple du leasing vélo, un avantage populaire dans les plans cafétéria. Dès qu’un travailleur opte pour le budget mobilité, il est conseillé de ne plus lui accorder de vélo via le plan cafétéria. En effet, le financement d’un nouveau vélo devra alors passer par le budget mobilité pour conserver l’avantage fiscal, à condition que le vélo soit utilisé pour les trajets domicile-travail.

Si un travailleur utilisant le budget de mobilité obtient quand même un vélo via le plan cafétéria (par exemple en échange de sa prime de fin d’année), le vélo perdra son statut fiscal avantageux. Sa valeur totale sera soumise aux cotisations sociales et à l’impôt.

Ce principe s’applique également à d’autres programmes de leasing vélo ou avantages (comme l’indemnité vélo). Ce sont là quelques exemples parmi d’autres. Sont-ils insurmontables? Non, mais il est essentiel de se faire accompagner par des experts pour éviter de commettre des erreurs.

Un des grands défis liés au budget mobilité est son impact administratif. Avec le temps, certains processus ne sont plus respectés, ce qui peut poser des problèmes de conformité.

Par exemple, pour le remboursement des frais de logement, le paiement est mensuel. Mais vérifie-t-on que le travailleur est bien le locataire inscrit sur le bail? Et que se passe-t-il s’il déménage à plus de 10 km du lieu de travail?

Premier conseil: limitez les options du budget mobilité pour simplifier les processus. Impliquez tous les départements concernés (RH, Comp & Ben, recrutement, fleet ou mobility manager, finance) dès l’implémentation, car les aspects comptables ou fiscaux peuvent aussi y jouer un rôle.

Et bien sûr: plus tout est automatisé, mieux c’est. Des applications de mobilité efficaces existent sur le marché pour automatiser les choix du pilier 2 et faciliter la gestion côté employeur. Pour les travailleurs, c’est plus pratique, et pour l’entreprise, cela permet de vérifier les documents (via l’IA, un consultant ou les deux) afin d’assurer la conformité en continu.

La mise en oeuvre obligatoire du budget mobilité soulève donc plusieurs points d’attention: une politique bien pensée, une annexe claire au contrat de travail, et la compatibilité avec d’éventuels plans cafétéria existants.

En résumé, une préparation approfondie est la clé d’un lancement réussi dès 2027.