Le budget mobilité

En principe, le budget total de mobilité doit correspondre au coût total de la voiture, ce que l'on appelle le « coût total de possession ». Il ne s'agit pas seulement du coût de la voiture elle-même, mais aussi, par exemple, des dépenses rejetées en matière d'impôt sur les sociétés, d'assurance, de TVA non récupérable, etc.

Pour de nombreux employeurs, il était complexe sur le plan administratif et difficile de déterminer ce coût. Dans la pratique, de nombreux employeurs assimilent le budget mobilité aux budgets automobiles (souvent déjà existants). Cependant, les budgets de la voiture ne correspondent pas toujours au coût total de la voiture pour l'entreprise.

La loi 2022 stipulait que le montant du budget mobilité, ou TCO, peut être calculé :

• sur la base des coûts réels,
• ou peut être calculé sur la base de valeurs forfaitaires.

Depuis l'arrêté royal du 10 septembre 2023 récemment publié, ces formules ont été incluses. Il est intéressant ici que la méthode de calcul peut être appliquée à la fois pour le calcul du montant du budget de mobilité lui-même, mais aussi pour la facturation du coût de la voiture du pilier 1. 

Pour cette formule, l'arrêté royal fournit une liste exhaustive des coûts qui peuvent être inclus dans le calcul. Les autres coûts, tels que les amendes routières, ne sont pas inclus dans cette liste et ne sont donc pas autorisés.

En outre, la politique relative aux voitures de société  doit déterminer avec l’employeur si les coûts s'appliquent réellement. Si les coûts ne sont pas inclus dans la politique relative aux voitures de société, ils ne peuvent pas être facturés. Par exemple, les coûts d'une voiture de remplacement peuvent ne pas être pris en compte dans ce calcul des coûts s'ils ne sont en principe pas payés par l'employeur / ne sont pas inclus dans le contrat de location.

Ci-dessous, nous reproduisons la liste telle qu'elle est mentionnée dans l'arrêté royal :

• les frais de location ou de leasing ; ou
• En cas d'achat, l'amortissement annuel de 20 p.c. du prix de revient de la voiture de société respectueuse de l'environnement, compte tenu des options et accessoires facturés et des remises accordées ;
  
  

Plus les éventuels frais supplémentaires (s'ils ne sont pas déjà inclus dans le prix de location) :

• les intérêts sur le capital emprunté ;
• les coûts de carburant et d'électricité ;
• les frais d'administration liés au carburant et aux cartes de recharge ;
• l’amortissement annuel de 20 p.c. du prix de revient de la borne de recharge et de son installation (s'il n'est pas inclus dans le montant de la location de la voiture) ;
• les frais d'entretien et de réparation de la borne de recharge ;
• les coûts de gestion de la borne de recharge et du câble de recharge ;
• les péages et les frais de stationnement ;
• les coûts de nettoyage, d'entretien et de réparation ;
• le coût d'une voiture de remplacement ;
• les coûts de mise en état de circulation du véhicule ;
• les coûts de remplacement, de changement et de stockage des pneumatiques ;
• les frais d'expertise en cas de restitution du véhicule à la fin du contrat ou en cas de changement de conducteur ;
• les frais de réparation inventoriés lors de la restitution du véhicule à la fin du contrat ;
• les frais d'assurance (y compris les frais de franchise) ;
• les coûts du contrôle technique ;
• les coûts de gestion des services ;
• la taxe d’entrée en service ;
• la taxe de circulation ;
• la contribution de solidarité CO2 de l'employeur au profit de l'ONSS ;
• la TVA non récupérable sur les postes de coûts susmentionnés ;
• l'impôt sur la partie non déductible des éléments ci-dessus ;
• l'impôt sur la partie de la prestation en nature constituant une dépense rejetée.

Lors du calcul du montant du budget mobilité, la moyenne de ce coût sur les 4 dernières années (ou moins si la voiture échangée fonctionne moins de 4 ans) doit être prise en compte afin de lisser les coûts exceptionnels éventuels. Cette condition n'est pas imposée pour le calcul du coût de la voiture du pilier 1, car il s'agira bien sûr d'une voiture neuve.

Le forfait est principalement une aide à la détermination du coût moyen de consommation de la voiture. Alors qu'en pratique une moyenne des kilomètres et des coûts de ravitaillement / recharge sur un an ou un certain nombre d'années était souvent prise pour déterminer le coût, une formule est maintenant fournie.

Loyer annuel + coûts supplémentaires annuels moyens qui ne sont pas inclus dans le contrat de location ou de crédit-leasing mais qui sont indiqués dans la police de la voiture de société

+ TVA non déductible + taxe sur les frais de voiture non déductibles + contribution de solidarité CO2

+ le coût de la consommation (à condition que l'employé dispose d'une carte de carburant / carte de paiement et que ces coûts ne soient pas encore inclus dans le prix de location) :

• 6000 kilomètres privés
• Distance aller-retour pendant 200 jours ouvrables
• Multiplié par le coût de consommation par kilomètre fixé à 30 % de la franchise forfaitaire kilométrique applicable à ce moment-là

du 1/7/2023 au 30/9/2023 = 0.4237 EUR à 30% de ce montant = 0,127 EUR/km

Exemple en termes de kilomètres avec une distance de navettage de 25 kilomètres (simple)

6.000 + (25 x 2 x 200) x 0.127 = 2.032 EUR coût de consommation par an

Valeur catalogue du véhicule, taxes comprises sur la partie non déductible x 25 %

+ Cotisation de solidarité CO2

+ coûts de consommation comme expliqué ci-dessus

Il est important de mentionner que les coûts d'une voiture du pilier 1 sont facturés annuellement. Cela signifie que les coûts peuvent fluctuer chaque année, par exemple si l'employé déménage (modification de la distance de navettage) ou si le montant du kilométrage fixe est ajusté.

Si la méthode forfaitaire est utilisée dans la composition du budget mobilité, le coût de consommation peut être basé sur le montant tel qu'il est connu à l'entrée par le salarié, et celui-ci reste également inchangé au fil des ans. Dans ce cas, une modification de la déduction kilométrique forfaitaire n'entraîne pas d'augmentation/diminution du coût forfaitaire de consommation, alors que c'est le cas de la voiture du pilier 1.

C'est également la « formule de prédilection » lorsqu'il n'y a pas encore de voiture, comme pour un employé nouvellement embauché ou dans le cas d'une promotion où l'employé a déjà entré le budget mobilité et qu'il acquiert simplement le droit à une voiture supérieure (et donc aussi une augmentation du budget mobilité) sans commander réellement une voiture. 

L'objectif de l'option forfaitaire, notamment en ce qui concerne le coût de la voiture du pilier 1, est double. D'une part, il vise à réduire la charge administrative pesant sur les employeurs. D'autre part, il offre aux employés plus de clarté et de certitude, car avec la méthode de calcul forfaitaire, ils peuvent immédiatement voir combien d'argent ils peuvent encore avoir pour les dépenses dans les différents piliers.

Les employeurs ont la liberté de choisir la méthode à utiliser, à condition qu'elle soit appliquée de manière cohérente pour tous les employés et qu'une communication claire ait lieu. Par exemple, un employeur peut choisir d'utiliser le calcul du coût réel pour le budget mobilité, tout en appliquant le calcul forfaitaire pour la voiture du pilier 1.

La méthode de calcul choisie doit rester appliquée pendant au moins 3 ans. Toutefois, si l'employeur décide de modifier la méthode de calcul après cette période (par exemple, de la méthode effective à la méthode forfaitaire), cela n'affectera que les nouveaux entrants afin de préserver la sécurité juridique pour les utilisateurs existants.

De plus, il est explicitement indiqué que les formules n'empêchent pas l'employeur d'appliquer un système de voitures de référence.

Bien que la loi soit en principe basée sur un calcul par salarié individuel (basé sur la voiture effectivement choisie et la consommation), il est depuis longtemps permis à l'employeur de déterminer le budget mobilité sur la base d'une voiture de référence liée à la catégorie d'emploi. De cette manière aussi, beaucoup de complexité administrative et de différences entre les employés sont évitées. C'est également le système auquel la plupart des employeurs, qui ont déjà mis en place un budget mobilité, sont appliqués.

Avec l'introduction de la formule optionnelle, un autre obstacle majeur a été levé et le budget mobilité deviendra sans aucun doute encore plus populaire.

Cependant, les employeurs qui sont désireux d'utiliser la formule forfaitaire devraient réfléchir avant de commencer. Tout d'abord, il convient d'examiner si le budget de mobilité avec l'utilisation de la formule est toujours neutre sur le plan budgétaire. Par exemple, vous devrez peut-être allouer un budget différent à vos employés après avoir appliqué la formule.

De nombreux employeurs préfèrent allouer autant que possible un seul et même budget dans une certaine catégorie de voitures. Avec l'application de la formule, il faudra peut-être individualiser davantage et s'écarter des budgets automobiles actuellement alloués. De plus, en tant qu'entreprise, vous voulez naturellement éviter que les employés qui optent pour le budget mobilité soient désavantagés ou favorisés parce que le budget mobilité s'écarte du budget voiture standard.