Principes de base du plan cafétéria : quels sont les avantages d’un plan cafétéria durable?

Les plans cafétéria ou les plans de rémunération flexible ont acquis une énorme popularité. De nombreuses entreprises réfléchissent à la façon de mettre en œuvre un plan cafétéria idéal. Cependant, il y a aussi beaucoup d’incertitudes dans le domaine, dues, d’une part, à l’absence de législation et de règles claires.

D’autre part, le risque que l’ONSS ou les autorités fiscales puissent changer de position existe bel et bien. Récemment, cela s’est produit avec l’un des avantages les plus populaires du régime cafétéria : l’allocation familiale marginale. Les employés ayant des enfants pouvaient opter pour un paiement de 50 euros par enfant et par mois. Ce paiement était exonéré de sécurité sociale. Sur base de l’arrêt Serviplast de la Cour de cassation (25/03/2019), l’ONSS a décidé que l’exonération des allocations familiales extra-légales ne s’appliquait plus dans un plan cafétéria.

Dans cette cinquième contribution, nous examinerons de plus près les critères qu’un plan cafétéria durable doit remplir. Ensuite, nous envisagerons certains avantages qui, selon nous, ont toujours leur place dans un plan cafétéria à long terme.

Pour déterminer les avantages que vous devriez inclure dans un plan cafétéria, vous pouvez prendre en compte un certain nombre de critères. Tout d’abord, selon nous, l’optimisation fiscale ne devrait pas le critère qui décide si un avantage fait partie, ou pas, du plan. Il doit y avoir des raisons précises de l’inclure. Par exemple, en introduisant une option, une entreprise peut poursuivre une stratégie particulière ou répondre à un besoin défini dans l’entreprise. Au moyen d’une enquête auprès de tous les employés ou d’un groupe spécifique parmi ceux-ci, vous saurez sur quoi se portent les préférences.

Un test efficace consiste à vérifier si l’avantage peut éventuellement être inclus dans un plan cafétéria dans un autre pays. Après tout, les plans de cafétéria existent ailleurs et ne sont donc pas seulement un phénomène belge. KPMG Belgique a récemment mené une étude en collaboration avec des cabinets KPMG dans plus de 10 pays européens. La conclusion préliminaire de cette étude, qui sera publiée plus tard cette année, met en avant le besoin de flexibilité et la récurrence de nombreux avantages similaires dans les plans cafétéria dans d’autres pays européens. Cela prouve que l’optimisation ne représente pas la motivation ultime mais bien le besoin de flexibilité. 

De nombreux salariés bénéficient d'une assurance hospitalisation standard par l'intermédiaire de leur employeur, avec ou sans affiliation des membres de la famille. Toutefois, nous constatons dans la pratique qu'il existe une forte demande pour des assurances complémentaires, telles que les soins ambulatoires ou dentaires. Dans de nombreux cas, un employeur n'offrirait pas simplement ces assurances en dehors d'un plan cafétéria, en raison de leur coût élevé. Proposer ces assurances dans le cadre d'un plan cafétéria est toutefois idéal : l'employé bénéficie des réductions que l'employeur obtient auprès de l'assureur et d'un traitement (para)fiscal très avantageux. Du point de vue du bien-être, fournir le plus de protection possible à l'employé et aux membres de sa famille est bénéfique pour tous. 

Il est important de vérifier auprès de l'assureur actuel si cette option est disponible. D'autre part, il existe également sur le marché des assureurs qui proposent des produits d'assurance adaptés aux plans cafétéria.

La mobilité est le meilleur exemple d'un avantage "durable". Dans chaque plan cafétéria, il existe un avantage lié à la mobilité. Dans de nombreux cas, il s'agit de la location de vélos. Un plan cafétéria est l'outil idéal pour promouvoir la mobilité alternative. 

Un plan cafétéria permet également de relever les défis supplémentaires liés à l'électrification du parc automobile, tels que le coût de l'installation d'une borne de recharge à domicile.

L'environnement de travail est de plus en plus numérisé. Depuis la COVID-19, le travail structurel à domicile est devenu la norme dans de nombreuses entreprises. Le meilleur équipement informatique fourni par les employeurs est devenu indispensable : un bon smartphone, une tablette et/ou un PC, une imprimante, un écran supplémentaire ou des écouteurs anti-bruit. Il est généralement difficile de procurer ces équipements en tant qu'extras en dehors d'un plan cafétéria. Dans de nombreux cas, un smartphone et un ordinateur portable standard sont fournis, mais les employés demandent souvent leur amélioration ou qu'un deuxième appareil leur soit donné. Le traitement (para)fiscal d'un appareil est déjà très intéressant. Un faible avantage de toutes sortes s'applique généralement (36 euros pour un smartphone et une tablette, 72 euros pour un PC). Choisir un bon fournisseur est nécessaire afin d’impliquer le moins possible l’entreprise dans la gestion administrative.

Tout le monde sait qu'il est très important de se constituer une bonne pension. Outre le premier pilier (pension légale) et le deuxième (assurance collective), de nombreuses personnes ne cotisent pas encore pour le troisième (épargne-pension). Via un plan cafétéria, l'employeur encourage ses employés à effectuer des versements dans ce troisième pilier. L'employé exécute les versements auprès d'une banque ou d'un assureur de son choix, mais il demande à l'employeur le remboursement de cette contribution. Comme ce remboursement est soumis à des cotisations patronales moins élevées (8,86 %), il est également intéressant. Le caractère durable apparaît également ici : un employeur incite un employé à commencer à épargner pour sa retraite.

Savoir si un salarié a suffisamment, trop ou pas assez de vacances est une question très personnelle et qui, de plus, évolue au fil des ans. 

Certains salariés éprouvent des difficultés à épuiser les jours de congés, et un trop grand nombre de jours de congés ne fait qu'engendrer des frustrations. Mais de nombreux travailleurs ont besoin de congés supplémentaires, de façon permanente ou temporaire. 

Bien sûr, les employés peuvent toujours demander un congé sans solde. Si cette option est offerte par défaut dans le cadre d'un plan cafétéria, il sera psychologiquement beaucoup plus facile d’y recourir. En outre, les jours supplémentaires accordés dans le cadre d'un plan de cafétéria sont pris en compte dans l'accumulation des droits à congés, contrairement aux congés sans solde. Enfin, les salariés perçoivent aussi l'impact financier comme moins important car, dans de nombreux cas, le coût des jours de congé supplémentaires est compensé par la prime de fin d'année (déjà supplémentaire), alors que le congé sans solde a un impact immédiat sur leur salaire mensuel habituel.

Cet exemple illustre clairement qu’un plan cafétéria vise principalement la flexibilité et non l'optimisation. Un client de KPMG, par exemple, a offert la possibilité d'acheter des vacances supplémentaires jusqu'à un certain plafond et, pour certains groupes d'âge (par exemple 55+), a inclus une option supplémentaire d'achat de jours supplémentaires.

Dans le contexte de la RSE, il est intéressant de noter que tous les employés s’unissent autour d’un organisme de bienfaisance choisi par l’entreprise. Les employés ont la possibilité de mettre en place des actions et ainsi de collecter des fonds, mais peuvent également faire des dons à des œuvres caritatives par l’intermédiaire de l’employeur. Si cela se fait via un plan cafétéria, le don est optimisé fiscalement optimale et l’employé peut donc contribuer davantage. Dans sa déclaration fiscale, l’employé perd sa déduction mais, en fin de compte, l’organisme obtient plus. Toutes les parties sont donc gagnantes ; l’employeur, également car il met l’accent sur une bonne cause, éventuellement en ligne avec la stratégie de l’entreprise.

L'apprentissage tout au long de la vie est essentiel. Cela peut évidemment se faire par le biais des cours de formation standard déjà proposés dans l'entreprise. Toutefois, certains travailleurs souhaitent également suivre une autre voie : une formation plus coûteuse ou une formation qu'ils ne pourront peut-être pas utiliser immédiatement, mais éventuellement à un stade ultérieur de leur carrière. Pour l'employeur aussi, la formation continuée est évidemment importante. Malheureusement, la sécurité sociale estime que le choix d'une formation dans le cadre d'un plan cafétéria n’est plus exonéré de cotisations sociales. C'est dommage, car le choix de la formation nous semble avoir un caractère éminemment durable.