Témoignage d’un client Flex : GSK Belgium

GSK, une grande entreprise dans l'industrie pharmaceutique, s'est associé à KPMG pour mettre en place en 2020 un nouveau plan de rémunération et de mobilité flexible et innovant. Grâce à l'outil de KPMG, les employés peuvent choisir leur voiture de société (choix entièrement intégré au plan cafétéria, via une interface avec Traxall), choisir une carte européenne de carburant, louer une voiture à court terme, opter pour un appareil multimédia ou un remboursement de l'épargne-pension.

GSK a choisi de lancer le projet en plusieurs étapes. Nous avons posé quelques questions à ce sujet à Frank Vandewal, directeur du département Reward and international mobility chez GSK.

Frank, la mobilité et les voitures de société sont une partie importante du plan. Les premiers résultats montrent que pour 79% des voitures commandées via le plan un budget a été crée dans le cadre du plan cafétéria. Cela montre clairement que les employés sont motivés à ne pas utiliser la totalité du budget automobile et à utiliser le "budget résiduel" dans le cadre du plan cafétéria. Quels étaient vos objectifs en matière de mobilité ?

Chez GSK, le lancement du plan cafétéria a suivi immédiatement une révision complète de la politique automobile dans la région EMEA. Nous avons opté pour une liste limitative de voitures, moins de marques de voitures et, lorsque cela était possible, nous avons effectué des économies d'échelle pour les 11 000 voitures de société que nous avons actuellement dans l'EMEA.

En Belgique, nous n'avions pas la possibilité dans le passé d'offrir une sorte de compensation aux personnes qui prenaient délibérément une voiture plus petite par rapport à leur budget. Le plan cafétéria le permet maintenant en dépensant le budget restant dans, par exemple, un leasing de vélo, des options multimédia ou une carte pour recharger les voitures électriques pendant les vacances.

Vous êtes un pionnier dans le domaine des voitures de société électriques. Quelles sont les principaux enseignements concernant ces voitures de société ?

Au sein de GSK, l’aspect durabilité est de plus en plus important. Depuis 2017, nous avons en effet opté pour une offre intéressante de voitures hybrides et électriques en Belgique (2800 voitures de société). Comme principaux retours d’expérience, je dirais :

1. Définir un profil conducteur avec lequel vous aiderez les gens à faire le meilleur choix pour eux en tenant compte de leur lieu de résidence, de leur usage privé et de la possibilité (ou non) d'installer une station de recharge à leur domicile. Nous avons également réalisé une étude et une enquête sur les habitudes de déplacement de nos collaborateurs et sur la manière dont nous pourrions appliquer cette politique de voitures vertes à nos commerciaux.
2. Disposer d'un processus clair de bout en bout, de la commande à la livraison, avec un audit des installations domestiques des stations de recharge; communiquer clairement sur les différences, les avantages et inconvénients des différentes options.
3. Veiller à ce que les gens utilisent correctement leur voiture hybride en la rechargeant autant que possible. Limitez également les budgets des cartes de carburant à l'essence ou au diesel.
4. Prévoir la nécessité de recharger les voitures électrique sur site et donc prévoir les infrastructures à cet effet.

La voiture de courte durée est un élément important de votre plan de mobilité. Les employés ont désormais la possibilité de louer une voiture via le plan cafétéria. L'avez-vous ajouté à la demande des employés ?

Souvent, un employé hésite à prendre une voiture plus petite à cause de sa situation privée, si il doit par exemple partir aux sports d'hiver ou s'il a besoin d'une voiture un peu plus grande pendant ses vacances d'été.

Par conséquent, la possibilité de louer une voiture plus grande pendant ces périodes de vacances est une option qui peut permettre de lever cet obstacle. Nous avons également interrogé les employés pour savoir s'ils envisageraient cette possibilité dans le cadre du plan cafétéria et avons élaboré un processus avec un fournisseur sur cette base.

Quels ont été les principaux défis à relever pour lancer ce plan de rémunération et de mobilité flexible ?

L'un des principaux défis était de fournir aux employés un processus presque entièrement automatisé et très convivial. Avec l'outil KPMG, nous avons trouvé cette solution. Nous avons également dû l'intégrer dans les systèmes actuels des RH au sein de GSK. En outre, nous avons décidé relativement rapidement qu'il ne s'agissait pas seulement d'un projet de RH et plusieurs autres parties prenantes internes et externes ont été impliquées dans cette mise en œuvre dès le début.

Vous avez un pourcentage élevé de choix dans le plan de la cafétéria. 63% des salariés ont fait au moins un choix. Une bonne communication a certainement joué un rôle à cet égard. Comment avez-vous procédé ?

Grâce à une communication très claire, nous essayons de bien communiquer aux collaborateurs les avantages d'un plan cafétéria et jusqu'à présent, cela a clairement été un succès.

Nous avons organisé plusieurs sessions d'information interactives avec les employés pour expliquer la stratégie et faire une démonstration de l'outil KPMG. En outre, nous avons adapté un certain nombre de politiques et veillé à ce que, pour chaque choix, une fiche d'information claire soit disponible.