Voitures de courte durée : forfaits mobilité personnalisés

Dans la « guerre des talents » actuelle, la mobilité durable prend de plus en plus d'importance dans le package salarial des employés. Les employeurs qui souhaitent encourager la mobilité verte ou une politique automobile flexible proposent à leurs collaborateurs de louer une voiture pour une courte période. Par exemple, un travailleur choisit une voiture de société électrique ou un plus petit modèle à plus long terme mais il a l’occasion de louer une autre voiture pour une courte période s'il a besoin d'un type de véhicule plus grand ou différent à des fins privées.

La question est de savoir le traitement fiscal et social de ces voitures à court terme. Est-il possible d'appliquer l'avantage en nature forfaitaire standard tel qu'il s'applique à une voiture de société ordinaire ?

Le Service des Décisions anticipées a récemment approuvé une décision que nous lui avions soumise pour l'un de nos clients. Celui-ci proposera bientôt des voitures à court terme en tant qu’avantage dans son plan cafétéria flexible. Cependant, un certain nombre de conditions doivent être remplies pour bénéficier d'un traitement forfaitaire fiscal favorable :

• Une voiture de location à court terme ne peut être proposée que pour une durée limitée (maximum 30 jours par an) ;
• L'employeur conclut le contrat de leasing ou de location et met la voiture à la disposition du salarié. Il n'est pas possible pour un salarié de conclure le contrat avec le loueur et de demander le remboursement des frais par la suite afin de bénéficier du traitement forfaitaire fiscal favorable.

L'avantage en nature peut être calculé selon l'évaluation forfaitaire normale pour les voitures de société telle que déterminée par la loi belge, qui sera soumise aux taux d'imposition des personnes physiques en Belgique. La détermination de la valorisation forfaitaire est basée sur un certain nombre de facteurs :

• la valeur catalogue de la voiture avec options et accessoires ;
• la date d’immatriculation ;
• le type de moteur (diesel, essence, électrique) ;
• les émissions de CO2.

L'avantage en nature annuel minimum est de 1 370,00 euros par an (2021). La décision (ruling) n'autorise aucun écart par rapport à ce calcul. L'avantage en nature doit être calculé sur base de la voiture de location réelle, au prorata par jour calendaire. Dans la pratique, il est parfois difficile d'obtenir les bonnes données pour calculer correctement l’avantage.

L'arrêt de la SDA fait une distinction entre deux scénarios différents. Le premier examine la situation dans laquelle une voiture de location de courte durée est mise à la disposition du salarié en même temps que la voiture de société ordinaire. Dans ce cas, un avantage en nature supplémentaire doit être calculé en plus de l’avantage en nature normale.

Le deuxième scénario concerne un salarié qui gare sa voiture de société ordinaire dans le parking de l'entreprise ou restitue la voiture à la société de leasing en lui remettant les clés pendant la période de mise à disposition du véhicule de courte durée. Seul l'avantage en nature de ce dernier doit être pris en compte pendant cette période. L'avantage en nature relatif à la voiture de société normale est suspendu.

Cet avantage pour la voiture de courte durée n'est pas soumis à la sécurité sociale des salariés mais la cotisation spéciale de l'employeur est toujours calculée selon le taux de CO2.

Enfin, une voiture de location à court terme peut également être proposée dans le cadre du deuxième pilier de la législation spécifique du budget mobilité. Lorsque c’est le cas (30 jours maximum), il n'y a aucun avantage en nature dans aucun scénario. Ceci est confirmé dans la FAQ sur le budget mobilité.

Le processus administratif peut être simplifié par le choix d’une liste limitée de véhicules à court terme. Cela simplifie le processus de commande et l'administration de la paie (nombre limité d'avantages en nature). Pour réussir l'introduction des voitures à court terme, une communication claire avec les employés et une politique automobile cohérente sont indispensables.

La voiture de courte durée est une option intéressante à réfléchir dans le cadre d’un plan de mobilité et/ou de rémunération flexible. Il existe néanmoins de nombreuses considérations pratiques, juridiques et fiscales à examiner. La voiture à court terme est incluse en tant que module standard disponible dans l'outil KPMG Flex Reward. Nos experts en rémunération flexible de KPMG peuvent vous aider à mettre en place cette option et à personnaliser l'outil en fonction de vos besoins spécifiques.