Freie Wohlfahrtspflege für zukunftsfähige Organisationen

Finanzielle Steuerung und wirkungsorientiertes Controlling

Effiziente finanzielle Steuerung und Controlling in der Wohlfahrtspflege: Strategien und Maßnahmen zur Optimierung.

Um Dienstleistungen anbieten zu können, müssen die Leistungsträger mit den notwendigen finanziellen Ressourcen ausgestattet werden. Die erbrachte Leistung stellt eine Wertschöpfung dar, für die auf finanzwirtschaftlicher Ebene eine Vergütung erfolgt. Auf Grundlage der finanziellen Situation, die durch eine interne Kosten- und Leistungsrechnung überwacht wird, kann das Controlling wichtige Daten liefern, die bei Managemententscheidungen Orientierung bieten.

Moderne Controllingsystem unterstützen haupt- und ehrenamtliche Entscheidungsträger

Wohlfahrtsorganisationen sind gekennzeichnet durch sehr heterogene Betätigungsfelder, deren übergreifende Überwachung und Steuerung komplex ist. Oft fehlen Prozesse und Systeme, die eine unterjährige Überwachung von Plan-Ist-Abweichungen ermöglichen, wodurch wirtschaftliche Fehlentwicklungen erst spät erkannt werden.

Die Basis, um wirtschaftliche Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen, sind:

• die Aufstellung einer validen integrierten Wirtschaftsplanung für die wesentlichen wirtschaftlichen Aktivitäten und Gesellschaften mit klaren Leistungsindikatoren 
• die Einführung regelmäßiger Berichtsprozesse (monatlich / quartalsweis), die einen unterjährigen Plan-Ist-Vergleich ermöglichen (bspw. auf Basis von Monatsabschlüssen)

Wirkungsorientierung als zentrale Aufgabe

Zudem erfordern gesetzliche Bestimmungen eine Ausweitung, die über das klassische betriebswirtschaftliche Controlling hinausgeht. So sind Träger seit der Einführung des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) aus dem Jahr 2017 beispielsweise dazu verpflichtet, die Wirkung ihrer Leistungen nachzuweisen. Dabei sollen die Leistungen unter der Prämisse der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit an die Bedürfnisse des Leistungsempfängers angepasst werden.

Diese gesetzliche Vorgabe erhöht die Bedeutung wirkungsorientierten Controllings deutlich und kann auch in der Arbeit mit anderen Zielgruppen wichtige Erkenntnisse mit sich bringen. Denn die Wirkungs- und Wirksamkeitsmessung im gesamten Non-Profit-Bereich gewinnt zunehmend an Bedeutung bei der Allokation öffentlicher Mittel. Neben den Kostenträgern sind zudem auch Stakeholder aus der Politik, Gesellschaft sowie Spender an einer wirkungsorientierten Tätigkeit interessiert.

Wir unterstützen die Freie Wohlfahrtspflege in folgenden Bereichen:

• Unterstützung in Planung & Controlling, Kosten & Leistungsrechnung
• Einführung neuer Rechnungslegungsstandards, Anpassung der Rechnungslegung an regulatorische Änderungen
• Konzeption und Durchführung von Inventuren (z. B. Verträge, Immobilien, Kunst/Bücher)
• Unterstützung in der Erstellung von Jahresabschlüssen und bei der Kommunikation mit dem Abschlussprüfer
• Einführung einer wirkungsorientierten Steuerung
• Einführung eines standardisierten, adressatengerechten Berichtswesens
• Berichterstattung unter Berücksichtigung nicht-finanzieller (ökologischer und sozialer) Kennzahlen
• Aufnahme, Dokumentation und Optimierung von Prozessen im Finanz- und Rechnungswesen

Nachhaltigkeit ganzheitlich betrachten

ESG kann Wohlfahrtsverbänden helfen, Vertrauen zu stärken, Risiken zu senken und sogar Innovationen zu fördern.

In Zeiten globaler Krisen und hoher gesellschaftlicher Erwartungen an glaubwürdige Nachhaltigkeitsinitiativen, ist es auch für Organisationen der Freien Wohlfahrtspflege unerlässlich, sich mit „Environmental, Social, Governance“ (ESG) auseinanderzusetzen.

Hinter dem Schlagwort verbirgt sich ein umfassendes Konzept zur Bewertung und Steuerung unternehmerischer Verantwortung in den drei zentralen Bereichen:

• Environmental (Umwelt), 
• Social (Soziales) und 
• Governance (Unternehmensführung).

Gerade für Organisationen der Freien Wohlfahrtspflege, die häufig mit öffentlichen Mitteln arbeiten und auf ein hohes Maß an Vertrauen angewiesen sind, wird ESG zunehmend zu einem strategischen Instrument, um ihre Wirkung zu steigern, Risiken zu minimieren und ihre Legitimität zu sichern. Durch ESG-Praktiken können Organisationen regulatorische Anforderungen erfüllen, Risiken minimieren und das Vertrauen der Öffentlichkeit stärken, was für die Sicherung von Unterstützung und finanziellen Mitteln entscheidend ist.

Mit ESG sind etliche Möglichkeiten verbunden:

• Entsprechende Strategien können Wettbewerbsvorteile schaffen, eröffnen Finanzierungsmöglichkeiten und stärken das Vertrauen von Partnern und Mitarbeitenden
• ESG-Praktiken können auch die Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen und talentierte Fachkräfte anziehen.
• Nachhaltigkeitsinitiativen fördern unter anderem Innovationen, die ökologische und soziale Vorteile bringen und Betriebsabläufe effizienter gestalten.

Doch es gehen auch einige Anforderungen einher

• ESG-Praktiken erfordern umfassende Veränderungen in Abläufen und Verhaltensweisen, was Ressourcen und Fachwissen erfordert.
• Die Auswirkungen von ESG-Maßnahmen sind oft schwer zu messen und zu berichten. Klare Richtlinien und Instrumente sind deshalb dringend notwendig.
• ESG sollte Teil der Unternehmenskultur werden, was ein starkes Engagement der Leitungsebene erfordert, die allerdings nicht immer gegeben ist.

Wir unterstützen Wohlfahrtsverbände im Zusammenhang mit Nachhaltigkeitsthemen auf vielfältige Weise, wie zum Beispiel bei der Entwicklung von ESG-Roadmaps, die individuell auf die Strukturen Ihrer Organisation zugeschnitten sind.

Immobilien und Bau

So gelingt Wohlfahrtsverbände ein nachhaltiges Immobilienmanagement und die Umsetzung von Bauprojekten- mit Planung und Know-how

Immobilienmanagement

Im öffentlichen Sektor besteht ein wachsender Bedarf, Immobilienbestände effizient zu verwalten und zu optimieren. Unser Ansatz zielt darauf ab, ein aktives Immobilienmanagement zu etablieren, das strategisch relevante und nachhaltig finanzierbare Immobilien identifiziert. Dies ermöglicht nicht nur die Steigerung von Erträgen und die Einsparung von Kosten, sondern auch die Schaffung moderner Arbeitswelten für Mitarbeitende. Durch unsere maßgeschneiderten Lösungen können wir sicherstellen, dass die Immobilienstrategien nicht nur effektiv, sondern auch nutzenstiftend sind. Ein aktives Immobilienmanagement bietet zahlreiche Vorteile: Es ermöglicht die strategische Identifikation von Immobilien, die langfristig finanzierbar und strategisch relevant sind, optimiert die Nutzung und Vermarktung von Immobilien zur Erhöhung der Einnahmen und sorgt für eine effiziente Verwaltung und Nutzung von Ressourcen zur Reduzierung von Betriebskosten.

Immobilienprojekte

Wohlfahrtsverbände haben die Aufgabe, Immobilienprojekte effizient zu verwalten, Bauvorschriften einzuhalten und dabei noch nachhaltige Entwicklungsziele zu erreichen. Häufig müssen sie all das jedoch mit stark begrenzten finanziellen Ressourcen und unter Einbeziehung ehrenamtlicher Unterstützung bewältigen. Darüber hinaus ist die Einbindung der Gemeinschaft und die Sicherstellung einer transparenten Kommunikation mit allen Stakeholdern von großer Bedeutung.

Die Verwaltung von Immobilienprojekten erfordert eine sorgfältige Planung und effektive Budgetierung, um sicherzustellen, dass die Projekte innerhalb der finanziellen Möglichkeiten der Organisation durchgeführt werden können. Dies umfasst die Ausarbeitung detaillierter Projektpläne, um alle relevanten Bauvorschriften zu berücksichtigen und potenzielle Risiken zu identifizieren, die den Projektfortschritt beeinträchtigen könnten.

Durch die Kombination aus fundiertem Fachwissen und einer vertrauensvollen Kundenbeziehung können wir Wohlfahrtsorganisationen helfen, ihre Immobilienbestände optimal zu nutzen und zukunftssicher zu gestalten. Unsere Experten analysieren Ihre bestehenden Projekte, identifizieren Optimierungspotenziale und entwickeln maßgeschneiderte Strategien, um Ihre Ziele zu erreichen. Wir bieten Schulungen und Workshops an, um Ihre Mitarbeitenden und ehrenamtlichen Helfer im Bereich Immobilienmanagement zu schulen und sicherzustellen, dass sie über das notwendige Wissen und die Fähigkeiten verfügen.

Governance und Compliance

 
Klare Prozesse und verbindliche Entscheidungswege sind der Schlüssel für eine effektive Compliance-Struktur.

Organisationen im Non-Profit-Sektor stehen heute unter enormem Druck: Veränderungen in den verschiedensten Bereichen verlaufen immer schneller, was zu wachsenden Unsicherheiten führt. Eine robuste Governance-Struktur und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sind deshalb heute so entscheidend wie selten zuvor, um die Integrität der Organisation und das Vertrauen der relevanten Stakeholder zu wahren. Dafür ist es auch nötig, klarer Richtlinien und Verfahren zu entwickeln, regelmäßige Schulung von Mitarbeitenden und Vorstandsmitgliedern durchzuführen sowie funktionierende Kontrollmechanismen für überlebenswichtige Prozesse zu implementieren. Organisationen sollten überdies offen und verantwortungsbewusst handeln, damit ihre Aktivitäten im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und ethischen Grundsätzen stehen.

KPMG unterstützt Sie dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und Chancen gezielt zu nutzen. Wir begleiten Sie bei der Einführung oder Weiterentwicklung präventiver Managementsysteme, der laufenden internen Prüfung von Prozessen und Kontrollen sowie bei Prüfungen nach IDW-Standards.

Ihr Weg zu wirksamer Compliance

Um gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden, haben sich in vielen Organisationen Compliance-Management-Systeme (CMS) etabliert. Diese Systeme sollten aufgrund der zahlreichen zu beobachtenden Compliance-Fälle ein fester Bestandteil einer guten Organisationsführung sein. Und zwar auch deshalb, weil sie bei einer angemessenen und wirksamen Ausgestaltung als Nachweis dienen können, dass Sorgfalts- und Organisationspflichten in Bezug auf Compliance eingehalten werden.

Wenn Sie in diesem Bereich noch Nachholbedarf sehen, helfen wir Ihnen als kompetenter Partner gerne weiter. Die praxiserprobte Methodologie von KPMG unterscheidet aufeinander aufbauende Phasen: Quick Scan, Bestandsprüfung, Konzeptions-, Angemessenheits- und Wirksamkeitsprüfung. Unser Ansatz reicht von der Ermittlung des Status Quo (zeitpunktbezogen) eines CMS bis hin zur Wirksamkeitsaussage (zeitraumbezogen).

Unsere Expert:innen arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten sind. Zudem bieten wir auch umfassende Schulungsprogramme an, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden und Vorstandsmitglieder über die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Transparenz und Vertrauen durch Prüfungen

 
Als Wirtschaftsprüfer und prüfungsnaher Berater gestalten wir Zukunft und schaffen Vertrauen und Sicherheit

Die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts von Wohlfahrtsorganisationen ist ein wesentliches Element der Governance in diesem Bereich . Die Ergebnisse aus der Jahresabschlussprüfung, bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Lagebericht sowie Testat des Abschlussprüfers, stellen eine wichtige Grundlage für die Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Lage der Organisation dar. Dabei wird auch geprüft, ob gesetzliche und satzungsmäßige Vorschriften eingehalten wurden sowie Kontrollmechanismen wirksam sind. Zudem kann die Jahresabschlussprüfung um eine Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der operativen Führung ergänzt werden.

Zu den Interessenten für die genannten Ergebnisse gehören unter anderem die Aufsichtsgremien (z. B. der Verwaltungsrat, das Rechnungsprüfungsamt), die Mitarbeitenden der Wohlfahrtsorganisation, deren Mitglieder, alle Unternehmen und Organisationen, die in geschäftliche Beziehung zu der Wohlfahrtsorganisation treten, sowie die Finanzbehörden. 

Unsere Experten führen umfassende Jahresabschlussprüfungen durch, um die finanzielle Integrität und Transparenz sicherzustellen. Wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Ihnen wertvolle Einblicke in Ihre Finanzlage zu bieten.

Wir verstehen die komplexen Herausforderungen, denen gemeinnützige Organisationen und Unternehmen gegenüberstehen. Neben der Jahresabschlussprüfung bieten wir auch weitere Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen an, beispielsweise gewährleitet unsere Expertise in Mittelverwendungsprüfungen, dass gemeinnützige Organisationen ihre Mittel ordnungsgemäß und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften einsetzen.

Sicherheit digitaler Information

So lassen sich durch in effektiven IT-Sicherheitsmanagement sensible Daten vor Angriffe und Verlusten schützen.

Breits heute wird ein Großteil des Handels von Wohlfahrtsorganisationen von IT unterstützt. Themen wie Zugriffschutz, Netzwerk- und Datensicherheit, Verfahrensdokumentation, Archivierung, Ordnungsmäßigkeit oder Schnittstellenverarbeitung müssen in den Fokus genommen werden.

Wie Wohlfahrtsverbände ihre sensiblen Daten effektiv schützen

Wohlfahrtsverbände handhaben eine große Menge sensibler Daten, wodurch sie in unserer zunehmend digitalisierten Welt exponierte Ziele für Cyberangriffe und Datenverluste sind. Hacker nutzen immer raffiniertere Methoden, um in Netzwerke einzudringen und Daten zu stehlen. Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen können deshalb zu erheblichen finanziellen Schäden und Vertrauensverlust führen.

Ein wirksames IT-Sicherheitsmanagement ist unerlässlich, um sich effektiv vor digitalen Risiken zu schützen. Dazu gehören unter anderem die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Sicherheitsmaßnahmen, der Einsatz von Firewalls und Antivirensoftware sowie die Verschlüsselung sensibler Daten. Darüber hinaus ist die Schulung der Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit IT-Systemen und die Sensibilisierung für potenzielle Bedrohungen von großer Bedeutung. Wer Netzwerkaktivitäten aufmerksam beobachtet und auswertet, kann verdächtige Vorgänge rechtzeitig erkennen und stoppen.

Der Aufbau eines Risikomanagements ist die Grundlage, um die Sicherheit wichtiger Daten zu gewährleisten

Die Sicherheit kritischer Informationen kann nur durch ein aktives Management der Informationssicherheit erreicht werden. Hierfür ist die Implementierung eines Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS) mit effektiven Prozessen, Verfahren und Maßnahmen notwendig. Der weltweit anerkannte und einzige international zertifizierbare Standard ISO 27001 stellt dabei eine ideale Basis zur Etablierung, zum Betrieb und zur kontinuierlichen Optimierung eines ISMS dar. Ein wichtiger Bestandteil hierfür ist der Aufbau des Risikomanagements. Dieses soll Risiken der Informationssicherheit systematisch identifizieren, nach eindeutig definierten Kriterien bewerten und Gegenmaßnahmen entwickeln.

Das ISMS unterstützt außerdem die durch die neuen Vorschriften zum Datenschutz erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten auf Dauer sicherzustellen.

Wir unterstützen Wohlfahrtsverbände dabei, ihre IT-Sicherheitsmaßnahmen zielgerichtet zu optimieren und ein robustes ISMS zu etablieren. Unsere Experten analysieren Ihre bestehenden Maßnahmen sowie noch bestehende Schwachstellen und entwickeln maßgeschneiderte Strategien, um Ihre Systeme zu schützen. Wir unterstützen Sie bei der Implementierung von Sicherheitsprotokollen, der Schulung Ihrer Mitarbeitenden und der kontinuierlichen Überwachung Ihrer IT-Infrastruktur.

Personalmanagement: Fachkräfte finden und halten

So gewinnen, binden und entwickeln Wohlfahrtsverbände ihre wichtigste Ressource strategisch.

Der Erfolg von Wohlfahrtsverbänden sowie die Qualität der erbrachten Dienstleistungen ist maßgeblich von qualifizierten und engagierten Mitarbeitenden abhängig. Deshalb liegt bei wachsender Fluktuation und anhaltendem Fachkräftemangel ein akuter Handlungsbedarf vor.

Ein strategisches Personalmanagement hilft Organisationen dabei, offenen Personalbedarf frühzeitig zu erkennen und durch effektive Personalgewinnung, Nachfolgeplanung oder auch internem Bewerbungsmanagement effektiv handzuhaben. Dabei darf aber auch die Bindung der bereits bestehenden Mitarbeitenden nicht außer Acht gelassen werden.

Zunehmende Digitalisierung und Globalisierung machen heute auch in gemeinnützigen Organisationen Ansätze von „New Work“ erforderlich. Wird dieser Bedarf erkannt und korrekt umgesetzt, steigert dies die Attraktivität des Arbeitgebers und eröffnet auch im gemeinnützigen Sektor neue Perspektiven. Insbesondere für die kommenden Generationen von Fachkräften.

Personalwesen der Zukunft: Risiken minimieren und Chancen nutzen

Zudem liegen im Personalwesen eine Reihe signifikanter (Compliance-)Risiken, beispielsweise im Arbeitsrecht, im Sozialversicherungsbereich oder im Datenschutz. Systematische Fehler führen auf Grund großer Fallzahlen schnell zu hohen Strafen und Nachzahlungen. Wir wollen Ihnen helfen, sichere Strukturen für morgen zu schaffen.

Relevante Fragestellungen im Bereich Personal sind:

• Was bringt die neue Arbeitswelt? Wie können Mitarbeitende auf die Arbeitswelt von morgen vorbereitet werden?
• Wie können die Personalverwaltung und die Personalabrechnung effizient gestaltet werden?
• Wie können Personalakten rechtssicher geführt werden?
• Wie können steuerliche, sozialversicherungsrechtliche und arbeitsrechtliche Anforderungen einfach umgesetzt werden?
• Wie gelingt es der Kirche, eine Arbeitgebermarke aufzubauen?

KPMG unterstützt Sie dabei, adäquat auf neue Dynamiken zu reagieren und ein geeignetes Personalmanagement aufzubauen oder bestehende Personalstrukturen zu optimieren.

Fokus Strategieberatung

Digitalisierung, Fachkräftemangel und wachsender Finanzierungsbedarf machen für die Freie Wohlfahrtspflege neue Strategien notwendig.

Die Organisationen der Freien Wohlfahrtspflege  in Deutschland stehen vor einer Vielzahl strategischer Herausforderungen, die ihre Arbeit und ihre Zukunftsfähigkeit beeinflussen. So führt beispielsweise eine alternde Bevölkerung zu einem steigenden Bedarf an Pflege- und Betreuungsleistungen, während gleichzeitig die Zahl der verfügbaren Fachkräfte sinkt.

Ein weiterer bedeutender Faktor ist die Digitalisierung. Die Integration digitaler Technologien in eine Vielzahl von Arbeitsprozessen kann auf der einen Seite zu deutlichen Effizienzgewinnen führen und neue Möglichkeiten der Betreuung und Unterstützung schaffen. Auf der anderen Seite allerdings erfordert diese Transformation auch erhebliche Investitionen in IT-Infrastruktur und die Schulung der Mitarbeitenden. Zudem müssen Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet werden, um das Klientenvertrauen nicht zu gefährden.

Finanzielle Herausforderungen spielen ebenfalls eine große Rolle. Die Finanzierung der Freien Wohlfahrtspflege ist stark von öffentlichen Mitteln abhängig, was die Organisationen anfällig für politische Richtungswechsel und wirtschaftliche Schwankungen macht. Daher ist es ratsam, die Finanzquellen zu diversifizieren und frühzeitig neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Komplex, aber entscheidend: Finanzierung strategisch sichern

Ein Aspekt der finanziellen Herausforderungen von Organisationen der Freien Wohlfahrtspflege, der ein besonderes Augenmerk verdient, ist dabei das komplexe Fördermittelmanagement. Die Beantragung, Verwaltung und Abrechnung von Fördermitteln erfordert umfangreiche Kenntnisse und Ressourcen. Unterschiedliche Förderprogramme haben je spezifische Anforderungen und Fristen, die eingehalten werden müssen. Dies stellt eine erhebliche administrative Belastung dar.

Wir unterstützen Wohlfahrtsverbände bei der Entwicklung von Geschäftsmodellen (z. B. bei Konsolidierungen in Form von Verbandlichung oder Fusionen) und Strategien zur Diversifizierung der Finanzierungsquellen, insbesondere im Bereich effizientes Fördemittelmanagement. Dabei stehen Ihnen unsere Expertinnen und Experten zur Verfügung, die für die Lösung Ihrer spezifischen Anforderungen auf einen breiten Erfahrungsschatz sowie neuste Technologie wie Künstliche Intelligenz zurückgreifen.