Sammen med Bydel Gamle Oslo (BGO) og Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) har vi implementert Microsoft Teams i flere av Oslo kommunes barnehager.
Frigjør tid og effektiviserer arbeidshverdagen
Vi lagde et opplæringsprogram for ledere og ansatte med mål om å frigjøre tid og effektivisere arbeidshverdagen. Det overordnede målet var å øke den digitale kompetansen for de ansatte i barnehagesektoren, og ikke minst å tilrettelegge for bedre tid til det som betyr mest - å gi barna en trygg og lærerik barnehagetid. Resultatet var at utvalgte bydeler har økt antall aktive Teams-brukere med opptil 50 prosent.
Behov for et samhandlingsverktøy
Lederne og de ansatte var lei av å måtte forholde seg til mange forskjellige verktøy og kanaler. De ønsket seg én enkel, samlet plattform for kommunikasjon, samhandling og dokumentdeling.
Fordi Oslo kommune innførte Microsoft 365 i 2021, falt det naturlige valget på Teams. De ansatte trengte en opplæring som var både praktisk, fleksibel og tilpasset, med opplæringsmateriell som var lett tilgjengelig og samlet på ett sted. Det ble viktig å utvikle en pakke osm kunne brukes på tvers av barnehager og som rettet seg mot styrere, pedagogiske ledere og superbrukere - men som også kunne brukes av alle ansatte.
Digitalt kunnskapsløft i barnehagesektoren
Fokus var på et digitalt kunnskapsløft i barnehagesektoren. Det skulle vi få til sammen med UKE og BGO gjennom å utforme en skreddersydd opplæring i Teams for de ansatte.
For å sikre en løsning skreddersydd arbeidshverdagen til brukerne, gjorde vi kartlegginger for å identifisere behov og sørge for overføringsverdi. Vi sendte ut spørreundersøkelser, gjennomførte workshops, dybdeintervjuer og samarbeidsmøter. Sammen med både lederne og ansatte utviklet vi en fleksibel opplæringspakke med korte videosnutter, refleksjonsspørsmål og brukerveiledninger.
Brukertesting og dialog ga resultater
Gjennom brukertesting og kontinuerlig dialog med sluttbrukerne, utviklet vi en læringsplattform som fungerte for ansatte med ulik teknologiforståelse og erfaring med Teams. Nå fungerer Teams som et støtteverktøy som gjør hverdagen mer praktisk, effektiv og sammenkoblet.
Flere av sluttbrukerne ga særlig positiv tilbakemelding på at opplæringen var detaljert, men samtidig enkel. Den ble gjennomført i større og mindre grupper. Brukerne kune hjelpe hverandre og reflektere sammen underveis, og fikk i tillegg testet kompetansen underveis gjennom ulike digitale oppgaver.
Noen av tilbakemeldingene:
«Fint å sitte sammen i små grupper. Det gjør det lettere, man kan få prøve selv og samtidig hjelpe hverandre».
«Veldig bra at det var så detaljert, at vi fikk god tid og at vi fikk oppgaver å løse eller teste ut imens vi var der. Vi som ikke er kjempegode på bruk av PC fikk tid til å få dette med oss. Ofte går slike opplæringer alt for fort».
«Jeg synes det var bra at dere har gjort kurset så grunnleggende som mulig. Det gjør at vi som er litt mindre drevne klarer å henge med. Det er fint med oppgaver underveis – det er da man lærer».
Kaja Forr
Endringsleder
– Det har vært en engasjerende opplevelse å jobbe så nært med kunden for å få en dypere forståelse av hverdagen til personalet i barnehagen. Dette har dannet et solid grunnlag for å utvikle en tilpasset løsning og som har gitt verdi for de ansatte i form av mer tid til barna.
Azra Velic
Endringsleder/prosjektleder
– Det var viktig å få med ledere og ansatte. Deres vilje, faglige kompetanse og motivasjon har vært sentralt for å få dette til. Det er gøy å skape noe som gir verdi for dem som skal bruke løsningen.
Mer om prosjektet
Vi fikk være med på Oslo kommune sin digitale endringsreise helt fra begynnelsen, og deltok i både innføringsprosjektet og forvaltningen sammen med endringsledere og opplæringsspesialister fra ulike konsulenthus.
Litt mer av det fikk bidra med på prosjektet:
- Rådgivning i rydding og migrering av filer til OneDrive og SharePoint
- Rådgivning knyttet til skylagring og åpne dokumentområder for bedre samhandling og deling på tvers
- Forvaltning og videreutvikling av innhold og design på i Microsofts kunnskapsportal tilpasset kommunens behov og brukergrupper
- Tilpasning av arbeidsprosesser i og på tvers av virksomheter
- Workshops med leder- og andre målgrupper med fokus på lederforankring og bruk av Microsoft 365
- Digitale fellesopplæringer for ansatte i kommunen, på alle nivåer
- Mobilisering, opplæring og støtte til nøkkelroller, inkludert tilpasset opplæring i Teams
Prosjektdeltakere fra UKE, BGO og KPMG