Les systèmes d’information de gestion de projet pour le transport en commun

Rien n’est plus frustrant pour les citoyens, les parties prenantes et les organismes de financement que de voir un grand projet de transport novateur ralenti par des dépassements de coûts et des retards. Des études indiquent qu’un pourcentage alarmant de 91,5 % des grands projets d’infrastructure connaissent exactement ce sort1.

Pour éviter de tels pièges et faire progresser nos paysages urbains, il est essentiel de disposer de systèmes d’information de gestion de projet (SIGP) robustes.

Relever les défis uniques des transports

Les grands projets de transport sont notoirement vastes et difficiles à gérer, quelle que soit leur application. Qu’il s’agisse de la construction d’une route ou d’un pont, de la revitalisation d’une installation ou de l’agrandissement d’une infrastructure de transport en commun, ces projets comportent un nombre infini de variables et des défis uniques qui augmentent la complexité et compliquent leur réalisation. En voici quelques exemples :

• Infrastructure vieillissante
• Sources de financement complexes et contraintes budgétaires
• Nombreuses obligations de conformité à la réglementation
• Passation de contrats en plusieurs phases impliquant de multiples parties prenantes sur des périodes prolongées
• Projets de grande envergure, où les petites complications peuvent entraîner des répercussions considérables
• Recours excessif à des processus manuels et désuets

Pour relever ces défis, les chefs de projet ont besoin d’une solution complète qui offre une vue détaillée des projets dans leur ensemble. Un SIGP puissant agit comme un système nerveux central pour de tels projets; il procure une visibilité en temps réel, un grand contrôle et de meilleurs résultats tout au long de leur cycle de vie. L’intégration transparente d’un SIGP et d’un système de gestion des contrats permet d’exécuter des projets d’immobilisations complexes de façon harmonieuse et efficace.

Améliorer l’exécution des projets grâce à un suivi efficace

Pour qu’un projet soit livré à temps et selon le budget prévu, l’étendue, l’échéancier, le coût, la sécurité, la qualité et les sous-traitants doivent tous faire l’objet d’un contrôle et d’un suivi rigoureux.

À l’heure actuelle, ce n’est pas de cette façon que se déroulent les grands projets d’immobilisations en transport. En moyenne, environ 30 % des ressources servent à effectuer des processus manuels chronophages, ce qui crée un déséquilibre du flux des travaux exacerbé par le nombre d’entrepreneurs, de sous-traitants et de fournisseurs de matériaux et de services concernés par le projet. Bon nombre d’entre eux s’appuient sur des outils désuets, comme les classeurs Excel et les documents papier, pour faire le suivi des feuilles de temps, des rapports de travail, des matériaux et des dépenses.

Non seulement ces inefficiences grugent le budget, mais elles ont aussi une incidence sur le résultat du projet. Lorsque les informations générées sont de mauvaise qualité, incohérentes, fournies tardivement ou carrément manquantes, le projet manque de transparence et ne repose pas sur une source unique de vérité. Les gestionnaires de projet et les parties prenantes ne peuvent donc pas prendre de décisions fondées sur des données probantes concernant les coûts, l’échéancier et les risques.

Rationaliser la gestion de projet grâce à un SIGP

En tant que système intégré et dédié de bout en bout pour la production de rapports et la gestion en temps quasi réel, le SIGP centralise les données du projet, automatise les flux de travail, améliore la visibilité et favorise la collaboration. Il s’agit d’un outil qui sert à gérer, à exécuter et à suivre les activités essentielles et les ICP pertinents au projet à chaque étape de son cycle de vie. Voici un aperçu des aspects avec lesquels un tel système peut faciliter l’exécution d’un projet :

• Gestion centralisée des données : atténuer les problèmes de contrôle des versions, éliminer le travail manuel et offrir des mises à jour en temps réel.
• Contrôle financier rigoureux : superviser l’affectation des fonds, prévenir les dépassements de coûts, rationaliser les évaluations et effectuer des prévisions de trésorerie.
• Optimisation de l’échéancier : repérer automatiquement les dépendances et les goulots d’étranglement, affecter les ressources efficacement et suivre les progrès grâce à des mesures de valeur acquise.
• Gestion des risques et de la conformité : centraliser le suivi des risques et de la conformité grâce à des registres automatisés, à des pistes d’audit et à des journaux d’activité des utilisateurs.
• Communication et collaboration : faciliter la création de portails personnalisés pour les utilisateurs, assurer l’accès mobile pour des mises à jour en temps réel et automatiser la production de rapports.
• Gestion des contrats : simplifier les processus d’approvisionnement et de passation de contrats grâce à des gabarits normalisés et à des soumissions électroniques.

Ces fonctions de gestion améliorent l’efficience et l’exécution des projets d’immobilisations en réduisant le travail administratif, en éliminant les processus manuels, en réduisant le plus possible les erreurs et en organisant les données des projets. Le SIGP stocke, analyse et transmet efficacement l’information propre à chaque installation, ce qui aide à resserrer les échéanciers et à améliorer la gestion des coûts et des risques ainsi que la délimitation des travaux. Ensemble, ces améliorations aux processus s’intègrent à la gestion de projet pour créer une source unique de vérité.

Un SIGP ajoute de la valeur à court et à long terme. Pendant la construction, il sert de base de données sur l’installation. Une fois celle-ci construite, sa gestion peut être simplifiée si on verse les données du projet dans un système de gestion des actifs.

Malgré ces avantages, 54 % des cabinets d’ingénierie et de construction n’utilisent pas encore de SIGP ou n’en sont qu’aux premiers stades de l’adoption2. De nombreuses organisations ne se sentent pas outillées pour configurer et mettre en œuvre un tel système elles-mêmes. Cependant, ses avantages sont indéniablement bénéfiques pour le contrôle des coûts et des échéanciers, la gestion des risques et de la sécurité et l’amélioration de la qualité et de l’efficacité.

Profiter des avantages du SIGP tout au long du cycle de vie du projet

Le SIGP et le système de gestion des contrats sont parfaits pour les projets assortis de budgets importants, que ce soit dans les transports, les services publics ou les infrastructures. Ils peuvent également être personnalisés pour répondre aux besoins uniques d’un projet ou d’une organisation en particulier. Voici les capacités principales de ces systèmes :

Un SIGP offre également une gamme de capacités avancées en lien avec l’intelligence artificielle et l’Internet des objets :

• Contrats intelligents : générer et exécuter des contrats intelligents basés sur la chaîne de blocs.
• Analyse de données avec l’IA : effectuer des prévisions et des analyses grâce à l’IA pour cerner les problèmes et les occasions d’optimisation des projets.
• Intégration de l’Internet des objets : collecter des données en temps réel.

Concevoir la solution SIGP qui vous convient

La mise en œuvre d’un SIGP et d’un système de gestion des contrats n’est pas universelle. Avec la bonne stratégie de personnalisation, vous pouvez transformer l’approche de réalisation de projets de votre organisation pour qu’elle réponde à vos propres besoins, ce qui vous aidera à terminer les projets à temps, dans les limites du budget, et à vous conformer aux critères de qualité et aux règlements et exigences.

KPMG a dirigé la mise en œuvre réussie d’un SIGP et d’un système de gestion des contrats pour certaines des plus grandes agences de transport en Amérique du Nord :

• Nous avons guidé le Département des Transports d’un État américain dans la mise en œuvre d’un SIGP pour gérer des dépenses d’immobilisations annuelles de 5,2 milliards de dollars, améliorer les échéanciers de 22 % et réaliser des économies de 320 millions de dollars.
• Nous avons mis en œuvre un SIGP complet pour une agence de transport multimodal qui a unifié 14 systèmes disparates et permis d’analyser en temps réel un portefeuille de plus de 300 projets actifs.
• Nous avons dirigé la mise en œuvre d’un système de gestion des contrats pour un ministère des Transports provincial qui a converti et automatisé plus de 100 processus financiers et d’approvisionnement. Cette solution a permis de réduire de 35 % les délais d’approvisionnement et d’améliorer de 87 % la conformité des entrepreneurs.
• Nous avons mis au point une plateforme unifiée de gestion de projets et de portefeuilles à grande échelle afin de suivre et de gérer la progression et le rendement des projets dans plusieurs divisions d’agences de transport. Nous avons organisé plus de 40 ateliers afin de cerner les préoccupations et fourni des exercices de normalisation, de la formation et du soutien à la gestion du changement.

Maximiser vos chances de réussite avec KPMG

KPMG possède le savoir-faire sectoriel, technologique et en gestion nécessaire pour vous aider à entreprendre une transformation technologique de bout en bout de la gestion de vos projets d’immobilisations en transport. Nous appliquons la méthodologie d’exécution de projet qui correspond à vos exigences, à votre échéancier et à votre budget. Nos services de mise en œuvre d’un SIGP et d’un système de gestion des contrats comprennent ce qui suit :

Pour en savoir plus sur la façon dont un SIGP personnalisé peut transformer un projet de transport ou vous aider à rationaliser, à accélérer et à gérer votre prochain grand projet d’immobilisation, communiquez avec l’un de nos conseillers.

^{1 How big things get done: The surprising factors that determine the fate of every project, from home renovations to space exploration and everything in between, Bent Flyvbjerg and Dan Gardner, February 7, 2023}

^{2 Sondage 2023 de KPMG International sur l’industrie de la construction}