WiEReG: Compliance-Package bringt klare Vorteile wegen gesteigerter Prüfpraxis

Nach den Anforderungen des bereits 2018 in Kraft getretenen WiEReG müssen meldepflichtige Rechtsträger in Österreich nicht nur ihre wirtschaftlichen Eigentümer (WE) feststellen und an das vom BMF als Registerbehörde geführte WE-Register fristgerecht melden, sondern sie müssen auch die dafür erforderliche, schlüssige, vollständige und aktuelle Dokumentation der WE einholen, analysieren und jeweils selbst vor Ort parat aufbewahren, um die Anwendung von „angemessenen Maßnahmen“ jederzeit gegenüber der Behörde belegen zu können.

Die Einhaltung der WiEReG-Sorgfalts- und Meldepflichten kann aber auch dadurch erfüllt werden, dass die WE-Meldung mit dem Hochladen eines „Compliance-Package (CP)“ gemäß § 5a WiEReG im WE-Register kombiniert wird, das von einem berufsmäßigen Parteienvertreter (PV) vorab geprüft und als valide bestätigt wurde. Damit können Haftungsrisiken für WiEReG-Meldeverstöße für Rechtsträger und ihre Organvertreter signifikant reduziert werden und die strafbewährten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten ex lege als erfüllt.

Durch das Speichern eines CP im WE-Register kann die Wahrscheinlichkeit einer aufwändigen Prüfung der WE und der WE-Dokumentation durch das BMF, das Umfang und Frequenz seiner formellen WiEReG-Audits zuletzt signifikant gesteigert hat, somit erheblich reduziert werden.

Anlässlich der aktuell deutlich gesteigerten Prüftätigkeit der Registerbehörde möchten wir über Vorteile iZm der Erstellung und Speicherung eines sog. „Compliance-Package“ gemäß § 5a WiEReG informieren, das auch vom BMF intensiv unterstützt und beworben wird.

Das Compliance-Package bietet als echte österreichische Innovation innerhalb der EU-Mitgliedsländer eine Vielzahl von Vorteilen, insbesondere für in- und ausländische Unternehmensgruppen mit meldepflichtigen Beteiligungsgesellschaften in Österreich.

Bei einem „Compliance-Package“ handelt es sich um die vom Gesetz vorgegebene standardisierte Zusammenstellung und elektronische Archivierung der nach dem WiEReG erforderlichen Wirtschaftliche Eigentümer-Dokumentation, zu deren parater Aufbewahrung vor Ort jede einzelne meldepflichtige Gesellschaft gesetzlich verpflichtet ist.

Dies gilt unabhängig davon, ob es sich bei der Gesellschaft um eine singuläre operative Einheit im Inland handelt, ob es um meldepflichtige Tochtergesellschaften einer in- oder ausländischen Unternehmensgruppe, eines international tätigen Konzerns oder um eine von einer Eigentümerfamilie gehaltene Holdingstruktur geht. Die zentrale, elektronische Speicherung der gesetzlich geforderten WE-Dokumentation auf der neuen Datenspeicher-Plattform, die dem WE-Register angeschlossen wurde, erfolgt bei einem CP aber freiwillig.

In Österreich besteht bereits seit Jänner 2020 die Verpflichtung, die gemeldeten WE zumindest einmal pro Jahr zu überprüfen, die erforderliche Dokumentation zu aktualisieren und die identifizierten und überprüften WE jährlich an das WE-Register zu melden.

Die jährlichen Sorgfalts- und Meldepflichten nach dem WiEReG, deren Verletzung mit strengen Finanzstrafen bedroht ist, gelten auch für Gesellschaften, die ihre Geschäftsleitung in der Form einer „Subsidiärmeldung der Mitglieder der obersten Führungsebene“ an das WE-Register melden, weil sie „nach Ausschöpfung aller Möglichkeiten“ keine „echten“ WE für die Gesellschaft ermitteln konnten (weil solche nicht existieren oder weil letztlich keine schlüssige WE-Dokumentation eingeholt werden konnte).

Seit Anfang Februar 2021 erhalten zahlreiche Gesellschaften, die ihrer jährlichen Meldepflicht nicht zeitgerecht nachkamen, vom zuständigen Finanzamt laufend „Erinnerungsschreiben“ in denen die Vornahme der ausständigen WE-Meldung angemahnt und die Verhängung einer Zwangsstrafe bei fortgesetzter Säumnis (zunächst iHv EUR 1.000,00, sodann iHv EUR 4.000.00) angedroht wird. Auch in diesen Informationsschreiben wird von der Finanzverwaltung ausdrücklich auf die Vorteile der Erstellung und zentralen Speicherung von CPs im WE-Register hingewiesen und diese klar befürwortet.

Die Registerbehörde (BMF) hat die ihr obliegende Prüftätigkeit in Bezug auf Korrektheit, Vollständigkeit und Aktualität der an das Register gemeldeten WE-Daten und der dazu erforderlichen WE-Dokumentation in letzter Zeit signifikant verstärkt, sodass wir aktuell bereits eine Reihe von Gesellschaften bei WiEReG-Prüfungen beratend begleiten, die mit diversen Ergänzungsaufträgen des BMF konfrontiert wurden.

Die uns vorliegenden Prüfpläne des BMF für formelle WiEReG-Prüfungen sind äußerst detailliert, komplex und durchaus ambitioniert. Ergibt sich für die Registerbehörde im Rahmen ihrer Prüftätigkeit der begründete Verdacht, dass die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, ist sie zur Anzeige von Finanzstrafdelikten verpflichtet (vgl. § 15 Abs 8 WiEReG).

Gerade in diesem Zusammenhang würde eine angemessene „Risikomitigierung“ klar für die Speicherung eines elektronischen CPs rechtzeitig vor der Ankündigung einer WiEReG-Prüfung durch die Registerbehörde sprechen.

Schließlich steht auch die Veröffentlichung eines Rundschreibens der Finanzmarktaufsicht (FMA) zu den Sorgfaltspflichten der Kredit- und Finanzinstituten zur Geldwäscheprävention bevor, welches längstens im Herbst 2021 erwartet wird und sich dzt. in Abstimmung mit dem BMF befindet. Laut unseren Informationen sollen darin u.a. die Vorteile hervorgehoben und die Verwendung von CPs, die von Bankkunden im WE-Register gespeichert wurden, für die Kundenidentifizierung klar befürwortet werden.

Es ist daher zu erwarten, dass Geschäftsbanken vermehrt die Frage an Bankkunden richten, ob Sie ein aktuelles CP im Register gespeichert haben oder dies planen, zumal damit im Gegenzug eine signifikante Vereinfachung/Abkürzung des von der FMA überwachten AML/KYC-Prüfprozesses durch die Hausbank einhergehen kann.

KPMG kann dank seiner globalen Vernetzung neben der Beratung iZm mit der Erstellung und Speicherung von CPs für meldepflichtige Einheiten in Österreich auch analoge Services für Tochter- und Enkelgesellschaften mit Sitz in anderen EU Mitgliedstaaten anbieten, die den jeweils lokalen Umsetzungsgesetzen der 4. und 5. EU-Geldwäsche-Richtlinie unterliegen und gemäß diesen Anforderungen ebenso ihre wirtschaftlichen Eigentümer (WE) identifizieren, überprüfen und melden müssen und dafür auch die erforderliche, valide und schlüssige Dokumentation ihrer WE und der gesamten Beteiligungskette jeweils parat vor Ort aufbewahren müssen.

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Argumente, die aus heutiger Sicht zweifellos für das Hochladen von CPs auf der Datenspeicher-Plattform des WE-Register sprechen, insbesondere für (familiengeführte) in- und ausländische Unternehmensgruppen mit meldepflichtigen Beteiligungsgesellschaften in Österreich, sowohl im Fall von Subsidiärmeldungen als auch bei der Meldung von „echten“ WEs.

Mit der (bislang nur) vom österreichischen Gesetzgeber geschaffenen Möglichkeit, die gesetzmäßige und von einem berufsmäßigen Parteienvertreter als gültig, vollständig und aktuell bestätigte WE-Dokumentation auf einer eigens eingerichteten, sicheren Daten-Plattform beim WE-Register (die NICHT öffentlich zugänglich ist) zentral zu speichern, sind zahlreiche im WiEReG verankerte Vorteile für meldepflichtige Gesellschaften und deren rechtliche und wirtschaftliche Eigentümer verbunden:

a) Geschäftspartnern (sog. Verpflichtete gemäß Geldwäschepräventionsregeln, wie Banken, Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer) kann die verpflichtende Einsichtnahme in die erforderliche WE-Dokumentation zur Feststellung und Überprüfung der WE eines Rechtsträgers in der Form eines gültigen CP zentral gewährt werden. Die Einsichtnahme in das CP kann von der meldepflichtigen Gesellschaft (zB auf bestimmte Banken) eingeschränkt und von dieser so jeweils nach Bedarf zentral gesteuert und selbst verwaltet werden.

b) Die Gültigkeit der nach dem WiEReG erforderlichen Nachweise der Existenz ausländischer Gesellschaften (zB ausländische Registerauszüge) ist in Österreich gegenüber Finanz- und Kreditinstituten nach den Vorgaben der FMA bloß auf sechs Wochen beschränkt. Durch die zentrale Speicherung eines CP wird aber die Gültigkeit der gesamten, von einem berufsmäßigen PV als valide bestätigten Dokumente des CPs auf 12 Monate gesetzlich verlängert und kann danach mit wenig Aufwand um weitere 12 Monate verlängert werden.

c) Durch ein zentral beim WE-Register gespeichertes CP werden die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten der meldepflichtigen Rechtsträger ex lege gesetzeskonform erfüllt. Dagegen würde deren schuldhafte Verletzung bei Fehlen eines CP den Finanzstraftatbestand des § 15 Abs 2 WiEReG verwirklichen (bedroht mit Geldstrafen bis zu EUR 75.000).

d) Vom berufsmäßigen PV kann an Stelle einer vollständigen Urkunde auch ein Aktenvermerk über den WE-relevanten Inhalt des Dokuments erstellt und in das CP aufgenommen werden, wenn die Vorlage sensibler Dokumente (wie zB eines Gesellschafts- oder Syndikatsvertrages, einer Stimmrechts- oder Treuhandvereinbarung oder von Stiftungs- oder Trusturkunden einer übergeordneten Privatstiftung/Trust) aus berechtigten Gründen unterbleiben soll.

e) Bei Beteiligungsgesellschaften im Inland besteht die Möglichkeit, dass untergeordnete Einheiten auf das im Register gespeicherte CP einer übergeordneten Gesellschaft mit Sitz im Inland verweisen. Dadurch entfällt für alle verweisenden untergeordneten Gesellschaft die Verantwortung und Haftung für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Gültigkeit des CPs der Muttergesellschaft, die bei der Gesellschaft mit dem vollständigen CP verbleiben.

f) Ziel und Zweck der Erstellung eines gültigen CP ist die deutliche, nachhaltig Reduktion von Zeit- und Kostenaufwand für die Einholung, Überprüfung und Archivierung der gesetzlich erforderlichen WE-Dokumentation, zB durch Beschleunigung von für das Unternehmen kritischen Prozessen (wie bei einer Kreditgewährung durch die Hausbank oder bei der Einholung von Vergleichsangeboten für diverse Bankprodukte).

g) Die Erstellung eines CP gewährleistet überdies die nachhaltige Qualitätssicherung der gesetzlich angeordneten WiEReG-Compliance-Prozesse im Rahmen der jährlichen WiEReG-Due Diligence und den sich als Prüfergebnis ergebenden Erfordernissen an die WE-Dokumentation durch einen berufsmäßigen PV, der dem (erstmaligen oder verlängerten) CP bei Vorliegen der gesetzlichen Anforderungen seinen „Bestätigungsvermerk“ erteilt. Damit dient ein CP der Risikominimierung gegenüber WiEReG-Haftungsrisiken und reduziert ganz erheblich die Wahrscheinlichkeit einer aufwändigen formellen WiEReG-Prüfung durch die Registerbehörde (BMF).

Da wir seit 2020 in der WiEReG-Arbeitsgruppe beim BMF an der Überarbeitung des WiEReG-Erlasses zur Einführung des CP intensiv mitgearbeitet haben, bei aktuellen WiEReG-Anwendungsfragen (zB in Bezug auf aktuelle länderspezifische Informationen) in der AG laufend involviert sind und bereits zahlreiche CPs für Klienten erfolgreich erstellt und gespeichert haben, können wir ihnen unsere fachkundige, qualitativ hochwertige steuerliche Beratung und Expertise zum Thema WiEReG Compliance-Package zusagen.

Wir beraten und unterstützen Sie gerne bei der Wahrnehmung Ihrer Sorgfalts- und Meldepflichten, bei der Erstellung von „Compliance-Packages“ gemäß § 5a WiEReG und bei der Vertretung ihrer Rechtsträger und der rechtlichen und wirtschaftlichen Eigentümer gegenüber der Registerbehörde und der Finanzverwaltung in (Prüf-)Verfahren nach dem WiEReG.