Transformation des opérations administratives pour un établissement de soins de santé mentale

C’était l’occasion de transformer les opérations administratives du CAMH en mettant en œuvre une plateforme unifiée de PRE qui simplifierait les processus, améliorerait la confidentialité des données et rendrait possibles des opérations plus efficaces et mieux coordonnées dans l’ensemble de l’organisme. Le CAMH a choisi Oracle ERP comme plateforme de choix.

L’hôpital a ensuite embauché KPMG au Canada pour la livraison du nouveau système de PRE. Le cabinet a contribué à le renommer « Project HIVE » pour donner sa propre voix à l’organisme. Le personnel a même été appelé à nommer et à s’approprier HIVE. À l’aide d’un modèle d’équipe unie, HIVE a regroupé plus de 100 participants de différents axes de travail pour assurer l’harmonisation des domaines fonctionnel, technique et relatif aux données.

Dans l’ensemble, ce fut un grand projet de transformation. L’approche de mise en œuvre était axée sur la cocréation de nouveaux modèles d’exploitation fonctionnels, la normalisation des processus, l’intégration des données et l’amélioration de la visibilité dans l’ensemble des opérations, tout en maintenant la continuité des soins pendant la livraison. La plateforme de PRE était au cœur de la transformation : elle a intégré les fonctions finance, paie, RH, chaîne d’approvisionnement et gestion de la main-d’œuvre dans un environnement d’exploitation plus connecté.

Une des pierres angulaires de Project HIVE a été la métamorphose de la gestion de la main-d’œuvre, y compris le passage de pratiques de planification déconnectées à un modèle d’exploitation centralisé. Le CAMH a établi un bureau de planification centralisé qui a redéfini la gestion de la planification de la main-d’œuvre en son sein. Ce modèle a intégré des processus normalisés, une responsabilité précisée et une coordination améliorée dans l’ensemble des secteurs cliniques et administratifs. Cette approche centralisée est soutenue par des capacités de PRE intégrées qui permettent d’assurer une visibilité améliorée de la dotation, une conformité accrue aux règles complexes liées à la main-d’œuvre ainsi qu’une répartition des ressources plus efficace.

La gestion du changement a été intégrée dès le début du programme et traitée comme une composante principale de la livraison, et non pas comme une activité parallèle. Project HIVE a incorporé une approche structurée du changement, des premiers plans à la mise en service, ainsi qu’un soutien intensif pour veiller à ce que les parties prenantes restent engagées, informées et préparées tout au long du processus. Les activités de gestion du changement comprenaient l’harmonisation hâtive avec les parties prenantes, les communications ciblées et la formation axée sur le rôle pour représenter de vraies mises en situation opérationnelles. La formation et l’engagement ont été continus pour veiller à ce que les utilisateurs finaux comprennent non seulement la façon d’utiliser le système, mais aussi les changements apportés aux processus.

Une attention à la gestion du changement a également été intégrée aux activités de l’équipe de projet. L’objectif était de renforcer la camaraderie à l’aide d’activités sociales, de repas communautaires et de célébrations des étapes importantes pour montrer la reconnaissance envers les efforts de collaboration de tous.

Chaque projet du genre a ses hauts et ses bas, et celui-ci n’a pas fait exception. Une importante leçon apprise lors de la mise en œuvre a été l’importance d’obtenir des données de qualité avant les activités de migration. En effet, la phase de test a révélé des problèmes de qualité des données sources. Cela a causé un risque de retard du transfert des données en raison du remaniement intensif requis juste avant le lancement. Heureusement, la confiance établie plus tôt entre les membres des équipes du CAMH, de KPMG et d’Oracle a permis à ces personnes de se concentrer sur les solutions et d’intervenir au besoin afin d’assurer un lancement réussi et à temps.

Le CAMH tire maintenant profit d’opérations administratives simplifiées et connectées qui favorisent une efficacité et une réponse accrues. Le traitement de la paie, qui prenait auparavant plusieurs jours à chaque cycle, se fait maintenant en quelques heures. Les processus de clôture mensuelle sont rationalisés. L’amélioration de la visibilité de l’horaire du personnel permet une prise de décisions éclairée en matière de dotation et favorise l’optimisation continue de la main-d’œuvre du CAMH. Bien que le lancement soit récent, il est évident que l’automatisation des flux de travail et la visibilité accrue des données dans l’ensemble des fonctions contribuent à uniformiser les opérations.

Project HIVE étant maintenant en ligne, le CAMH a établi une fondation numérique évolutive pour soutenir une transformation continue, améliorer le rendement opérationnel et renforcer la prestation de soins de santé mentale de grande qualité.