Ekstern varslingskanal
Hva er en varslingskanal?
En varslingskanal er en kanal hvor ansatte, kunder eller andre interessenter kan rapportere inn kritikkverdige forhold i bedriften eller rundt forretningsdriften. Dette kan være brudd på lover og rettssregler, f.eks. arbeidsmiljøloven, brudd på etiske retningslinjer, mistanke om hvitvasking eller andre forhold.
Arbeidsmiljøloven krever at norske virksomheter tilrettelegger for varsling ved å ha systemer og rutiner for mottak av varslinger, saksbehandling og undersøkelse av varslingssaker.
At kritikkverdige forhold avdekkes er også i virksomhetens interesse fordi virksomheter som håndterer varslingssaker på en god måte kan redusere risiko, unødvendig omdømmetap og forhindre prosesskostnader ved å unngå rettstvister.
Varslingsordningen må i tillegg ivareta krav for GDPR og innformasjonssikkerhet ved innretning og håndtering av varslingssaker, blant annet anonymitet og beskyttelse mot represalier.
Ekstern varslingskanal fra KPMG
En ekstern varslingskanal, med et eksternt varslingsmottak, kan supplere den interne varslingsordningen ved at den som varsler får muligheten til å velge en objektiv tredjepart.
Trygg varsling kan bidra til å styrke compliancearbeidet, omdømmet og ytringskulturen i bedriften og slik øke sannsynligheten for at ansatte og eventuelt også eksterne vil kunne varsle om mulige kritikkerdige forhold uten frykt for gjengjeldelse.
Vi tilbyr et eksternt varslingsmottak som er kostnadseffektivt, objektivt, kompetent og som bidrar til god kommunikasjon. Samtidig ivaretar vi både varsler, arbeidsgiver og andre berørte.
Du får:
Slik fungerer varslingskanalen:
Vår varslingskanal legger til rette for varsling via:
- Elektronisk varslingskanal
- E-post
- Brev
- Telefon
- Personlig oppmøte
Ved bruk av den elektroniske varslingskanalen kan ansatte laste opp filer, ta lydopptak av varselet og velge å være anonyme.
Varsleren får automatisk en bekreftelse på at varselet er registrert. Innsendte varsler vil øyeblikkelig få tildelt en saksbehandler fra KPMG. Saksbehandler vil bekrefte mottak av varselet overfor varsler. Saksbehandler og varsler kan kommunisere med hverandre via en kryptert kommunikasjonsløsning.
Som varslingsmottak vil KPMG stå for den innledende håndteringen av varselet. Det vil si bekrefte mottak, identifisere påstander, avklare om ytringen er et varsel, avklare anonymitetsspørsmål, vurdere risiko og hensiktsmessig håndtering. KPMG vil sammenstille vurderingen i et eget notat og gi anbefalinger om videre håndtering til vår kontaktperson hos kunden.
Som kunde får du et eget sikkert og kryptert saksbehandlingssystem. Varselet videreformidles i saksbehandlingssystemet. Kunden kan saksbehandle varselet i samme system, velge klassifisering, lagre dokumentasjon og kommunisere kryptert og sikkert med KPMGs saksbehandler. Dette sikrer at sensitive opplysninger lagres på et sikkert område og ikke deles via eksempelvis e-post.
Saksbehandlingssystemet har et eget dashboard med oversikt over alle saker og statistikk egnet for analyse og rapportering. Systemet har en revisjonslogg som sikrer sporbarhet i alle ledd av saksbehandlingen, samt mulighet for tilgangskontroll blant kundens saksbehandlere.
Saksbehandlingssystemet er enkelt og intuitivt i bruk, og vi vil sikre opplæring i systemet som del av vår implementering.
Kontaktperson i KPMG står tilgjengelig for å bistå med videre rådgivning knyttet til det enkelte varselet.
Vi tilbyr rask og enkel implementering. Vi designer den elektroniske varslingskanalen slik at den samsvarer med logo, farge og kundens grafiske uttrykk.
Den elektroniske varslingskanalen gjøres tilgjengelig via en link som legges ut på kundens nettside/intranettside. Web-løsningen er optimert for bruk via PC, nettbrett og mobil.
Derfor bør du velge oss
Vår elektroniske varslingskanal er markedsledende og ISO-sertifisert. Mottaket består av advokater og rådgivere med tverrfaglig kompetanse og lang erfaring med håndtering av varslingssaker og varslingsregulatorisk rådgivning. Varslingsmottaket vårt er en del av Norges største fagmiljø innen gransking og etterlevelse.
Vi hjelper deg med:
- Rådgivning i enkeltsaker
- Forundersøkelser
- Granskingstjenester
- Sikring av elektronisk lagret materiale
- Utarbeidelse og revidering av varslingsrutiner og rammeverk
- Trening og opplæring
- Juridisk rådgivning og advokattjenester.
Vi har kunnskapen til å hjelpe deg med nøyaktig det du og din virksomhet har behov for.
KPMGs varslingskanal oppsummert:
Kontakt oss
Få pris tilpasset din virksomhet, eller ta kontakt med en av våre eksperter for en samtale for å finne ut mer om hvordan en ekstern varslingskanal kan styrke din virksomhet.
Gransking, compliance og økonomisk kriminalitet
Få relevant innsikt i nyheter, trender og beste praksis innen gransking, compliance og bekjempelse av økonomisk kriminalitet.